Nastavitve za primer zaprtja vrtca

Za ta primer vzemimo, da je bil vrtec zaprt 4.8.2023. Če je bil cel vrtec zaprt predlagamo, da se v »Šifranti – Šifranti vrtci – Programi« spremeni status programa na vrtec zaprt. (Uporabili bomo isto logiko, kot smo jo v času epidemije Covid-19, ko so imeli otroci brezplačno odsotnost.)

Vpišemo, da se sprememba upošteva od 4.8.2023

Nato ponovno spremenimo status programa na vrtec odprt.

Vpišemo datum, ko smo odprli vrtec. V našem primeru je bil vrtec samo en dan zaprt, zato smo vnesli datum 5.8.2023

Tako uredimo za vse programe, v katerih so vpisani otroci.
S tem bomo na zgodovini otrok dobili novi vrstici za poračun. Za 4.8.2023 s statusom vrtec zaprt, od 5.8.2023 naprej pa spet status vrtec odprt.

 
Na tak način nam bo program v oktobrskem obračunu naredil poračun za vse otroke za dan 4.8.2023, vendar moramo biti zelo previdni, da pravilno vpišemo odsotnosti, ko bomo pripravljali obračun za oktober.

V tabeli vidimo, da se razdeli avgust na več vrstic, ker se 4.8.2023 drugače obračuna. Prisotnosti po otrocih moramo pregledati ter popraviti vse vrstice z rumenim ozadjem, da so pravilno vpisana števila prisotnih in odsotnih dni. Na spodnji sliki vidimo, da so napačno vpisani dnevi prisotnosti in odsotnosti po vrsticah. Primer prva vrstica Anevska Ana ima vpisano 3 dni vpisan, 3 dni prisotna in 5 dni odsotna, kar ni prav.

Po pravilnem vpisu mora izgledati tabela nekako tako, kot je na spodnji sliki. Seštevki za vsako vrstico posebej v stolpcih »Vpisan«, »Prisoten«, »Odsoten«, »Poletna rez.«, »Zd. potrdilo« in »Ostalo« morajo biti pravilni.

Ko je obračun dokončan se bo tvorila poračunska vrstica, kjer bo v znesku doplačila znesek, ki ga bo dobila občina za plačati, otroku pa se bo ta znesek vrnil.

Na izpisu »Poračun za občine« je vidno, da mora občina doplačati 11,26€.

 
Na izpisih in računu lahko pride zaradi zaokroževanja pri otroku do razlike za 0,01€.

Občinam, ki niso ustanoviteljice vrtca moramo ta znesek pri računu odbiti ter te zneske zaračunati občini ustanoviteljici. Občina ustanoviteljica bo oddala zahtevek za vse svoje vrtce in bo dobila vrnjen znesek iz strani Ministrstva za vzgojo in izobraževanje.

Nastavitve za primer nedostopnosti vrtca za starše

Pri tem primeru bomo uredili brezplačno odsotnost za otroka, ko je bil vrtec odprt, vendar pa za starše nedostopen zaradi poplav in plazov. V takem primeru predlagamo, da se v »Šifranti – Šifranti vrtci – Programi« vnese nov program oz. se spremeni programe, ki smo jih uporabljali v času epidemije Covid-19, ko so imeli otroci brezplačno odsotnost. Pomembno je, da imajo programi enake nastavitve, kot redni programi, spremenimo samo status programa na vrtec odprt, brezplačna odsotnost.
Lahko se nastavi tudi status programa »Vrtec zaprt«, vendar v tem primeru ne moremo na obračunu vpisati v prisotnosti npr. če otrok prvi dan ni imel dostopa do vrtca, drugi dan je lahko prišel v vrtec in tretji dan spet ni mogel. V primeru, da so vsi otroci manjkali določeno število zaporednih dni se lahko uporabi status programa »Vrtec zaprt«.

V našem primeru smo kopirali program iz programa šifra 1 v program šifra 51 za I. starostno obdobje, kjer spremenimo naziv ter status programa na: »Vrtec odprt, brezplačna odsotnost«.

Vpišemo datum od kdaj naprej velja novi program.

Ko imamo vnesene vse nove programe uredimo na zgodovini otroka spremembo programa.

V primeru, ko je bil npr. vrtec zaprt 4.8.2023 in se je 5.8.2023 ponovno odprl, otrok pa zaradi nedostopnosti od 5.8.2023 do npr. 9.8.2023 ni uspel priti v vrtec, se postavimo na vrstico z dne 5.8.2023 ter jo odpremo.

Na zgodovini od 5.8.2023 zamenjamo šifro programa iz »Vrtec odprt« na »Vrtec odprt, brezplačna odsotnost«.

Nato vnesemo novo vrstico z dne, ko je otrok prišel v vrtec. Npr. 9.8.2023 v katero vnesemo ponovno program, ki ga je otrok obiskoval pred poplavami.

Na tak način imamo urejeno zgodovino na otroku, za pripravo obračuna.

V primeru, da vrtec ni bil zaprt se otroku vnese v zgodovini dve novi vrstici. Prvo z dne, ko ni imel dostopa do vrtca v kateri se spremeni šifro programa na program s statusom »Vrtec odprt, brezplačna odsotnost«. V drugi vrstici pa vpišemo datum, ko se je otrok vrnil v vrtec ter spet spremenimo šifro programa na program s šifro, ki ima status »vrtec odprt«.

Ko začnemo z obračunom moramo pravilno vpisati odsotnosti. Če je status programa vrtec odprt brezplačna odsotnost, moramo na vrstici ročno popraviti, da je bil otrok odsoten.

Na obračunu dobimo poračun za otroka in občino.

Na izpisu »Poračun za občine« je vidno, da mora občina doplačati 13,16€.
Občinam, ki niso ustanoviteljice vrtca moramo ta znesek pri računu odbiti ter te zneske zaračunati občini ustanoviteljici. Občina ustanoviteljica bo oddala zahtevek za vse svoje vrtce in bo dobila vrnjen znesek iz strani Ministrstva za vzgojo in izobraževanje.

Navodila za obračun za starše, ki dobijo vrnjena sredstva na podlagi 35.člena ZIUOPZP

V nadaljevanju navodila je napisan še predviden postopek kako predvidevamo, da bi se uredilo obračun, da bodo starši dobili vrnjena sredstva glede na 35. člen ZIUOPZP, ki določa oprostitev plačila vrtca za starše, ki pridobijo odločbo o izredni denarni pomoči.  Mogoče se bodo navodila še posodabljala, ker v času pisanja navodil še ni bila objavljena okrožnica.

Predlagamo naslednji postopek, da bomo lahko pripravili obračun s poračunom s pravilnimi zneski za starše ter, da bomo dobili ločen izpis za občine, kak znesek pripada za vsakega otroka po mesecih.

Najprej odpremo novo skupino, v katero bomo dali vse otroke, ki so vrtcu predložili odločbo o izredni denarni socialni pomoči.

Skupino odpremo v »Šifranti – Skupine/razredi«

Predlagamo, da se vnese čim višjo šifro skupine, da se bomo lahko na izpisih kjer se vnaša skupine od do lahko omejili na ostale skupine ter ločeno na skupino za poplave.

 
Ko imamo odprto novo skupino prenesemo vse otroke z odločbo o izredni denarni socialni pomoči v to skupino. To naredimo na zgodovini otroka z vnosom novega zapisa. Ker se ukrep iz 35. člena uporablja od 4. avgusta 2023 do 31. decembra 2023, vnesemo datum od 4.8.2023. V primeru, da smo otroku že zmanjšali znesek zaradi zaprtega vrtca po 51.členu npr. za 4.8.2023 se vpiše datum od za naslednje dni, ko je bil otrok prisoten v vrtcu. Da bo dobil otrok brezplačen vrtec moramo obvezno vnesti kljukico »Sofinanciranje plačil staršev«.

Na pregledu »Prisotnost po otrocih« uredimo prisotne in odsotne dneve. Še posebej moramo biti pozorni, da preverimo število dni na vrsticah, ki so rumeno obarvane.

Na tak način dobimo na računu poračun za starše.

Na izpisu Poračuni občin in ministrstva dobimo znesek, ki ga bo ministrstvo plačalo namesto starša za avgust in september.

Omejimo se samo na skupino »Poplave«

Izberemo izpis »Poračun za ministrstvo«, kjer dobimo ločeno za avgust in september znesek, ki ga bo doplačalo ministrstvo. Vidimo, da se znesek 128,51€ ujema z zneskom, ki ga je dobil starš vrnjenega na računu (Poračunska vrstica).

Znesek, ki ga bo doplačalo ministrstvo za mesec oktober pa dobimo na izpisu »Doplačila oskrbnine«. Tudi tu se omejimo samo na skupino poplave.

Vidimo, da se znesek 69,20€ ujema z zneskom, ki ga je doplačalo ministrstvo na računu za mesec oktober.

Zneska doplačila za skupino »Poplave« ne bomo zahtevali od ministrstva ampak od občine ustanoviteljice.

V primeru, da izpisujete izpis »Doplačila ustanoviteljice« za doplačilo v primeru, ko je v skupini manj otrok, kot je normativ skupine je potrebno na skupini zmanjšati »Normativ št. otrok« za toliko otrok, kot smo jih iz skupine prestavili v skupino »Poplave«. Na skupini »Poplave« pa vnesemo tako število normativa, kot je otrok v skupini.

Kdor ima poletne rezervacije naj odda zahtevek, da se dogovorimo kako obračunati doplačilo. Tudi za ostale  morebitne nejasnosti oddajte zahtevek.