Inventura v Osnovnih sredstvih z ročnimi terminali

Preden pričnemo s postopkom inventure, je potrebno narediti rezervno kopijo podatkov. Rezervno kopijo pripravimo v Administraciji Pripomočki Izdelava rezervne kopije podatkov. Dovolj je, da rezervno kopijo pripravimo samo za modul OSD za uporabnika (podjetje), kjer bomo izvajali inventuro.

Sam postopek inventure z ročnimi terminali izvedemo po korakih:

  1. oblikujemo in tiskamo etikete,

  2. uredimo nastavitve ročnih terminalov,

  3. izvozimo podatke na terminal,

  4. pripravimo inventuro,

  5. uvozimo popisana sredstva in odpise iz terminala,

  6. dopolnimo podatke v inventuri,

  7. izpišemo inventurni elaborat

  8. poknjižimo inventurne razlike.


Oblikovanje in tiskanje etiket

V kolikor želimo inventuro izvajati s pomočjo ročnih terminalov je potrebno sredstva in nahajališča (lokacije) opremiti s črtnimi kodami. Črtne kode lahko oblikujemo in tiskamo v samem programu OSD. Najdemo jih nad preglednico osnovnih sredstev pod izbiro Tiskalnik / Etikete.

V programu sta pripravljena 2 osnutka. Izpis Etikete je namenjen tiskanju na kolut, izpis Etikete–3 stolpci pa tiskanju na A4 format.



Pripravljene vzorce je potrebno dodatno oblikovati, glede na velikost etikete, ki jo bomo tiskali. Oglejmo si primer oblikovanja etikete velikosti d=5cm in v=2,5 cm – kolut.

Postavimo se na vzorec Etikete in kliknemo na gumb Vnesi zapis. Odpre se nam okno, kjer vnesemo naziv novega izpisa npr. Etikete Zebra in potrdimo. V seznamu izpisov označimo novo nastali izpis ter izberemo gumb Oblikuj.



Odpre se okno QRD urejevalnika.



Najprej oblikujemo velikost papirja. Izberemo Poročilo / NastavitveNastavitve so namenjene določitvi velikosti lista papirja na katerega se bo poročilo tiskalo, robov strani, postavitvi strani, številu stolpcev in njihovemu razmiku ter v primeru nalepk še pozicije prve nalepke za tiskanje in ponovitvi tiskanja iste nalepke.

V našem primeru določimo velikost papirja: Custom size, vpišemo širino in višino etikete in potrdimo.



V naslednje koraku oblikujemo band - podlago na katero dodajamo elemente etikete. Kliknemo z desno miškino tipko na band in izberemo Možnosti.



Odpre se nam okno, kjer določimo višino banda, ki naj bo malček nižja kot je velikost nalepke in potrdimo.



Sledi oblikovanje nalepke. Oglejmo si nekaj funkcij, ki jih pri oblikovanju QRD izpisov najpogosteje uporabljamo:

a) Označevanje
Označevanje polj, ki jih želimo urejati poteka po principu windows standardov. To pomeni, da lahko polje označimo tako, da kliknemo levi gumb na miški. Več polj na enkrat označimo tako, da z miško (ob držanju levega gumba) zajamemo vsa želena polja, drugi način je, da označimo prvo polje, nato pa držimo tipko »Shift« in označujemo (levo klikamo) še druga polja.

b) Premikanje
Označena polja lahko premikamo po delu poročila v katerem se nahajajo, bodisi z miško (držimo levi gumb miške in polja premaknemo na želeno mesto), bodisi s smernimi tipkami na tipkovnici. Za zelo natančno premikanje oziroma določitev pozicije polja pa si pomagamo s funkcijo »Možnosti«, ki jo aktiviramo tako, da kliknemo desni gumb na miški tipko za izbrano polje. V oknu, ki se odpre lahko določimo položaj polja preko podatkov o oddaljenosti od levega roba lista izpisa (levo), od zgornjega roba (zgoraj), dolžino polja (širina) ter višino polja (višina):



c) Poravnave
Več izbranih polj lahko med seboj poravnamo. Izbiramo lahko med naslednjimi poravnavami:

  • Poravnava levih robov

  • Poravnava desnih robov

  • Poravnava zgornjih robov

  • Poravnava spodnjih robov

  • Poravnava na vodoravno sredino 

  • Poravnava na navpično sredino

  • Postavitev na sredino po širini dela izpisa

  • Postavitev na sredino po višini dela izpisa 

  • Enakomerni razmiki vodoravno

  • Enakomerni razmiki navpično

  • Pošlji element v ozadje

  • Pošlji element v ospredje

d) Urejanje teksta

  • Označenim poljem, ki predstavljajo izpis teksta ali števila lahko urejamo tekst:
  • Vrsta pisave

  • Velikost pisave 

  • Barva pisave  

  • Odebeljena, poševna, podčrtana pisava 

  • Poravnava teksta v odstavku levo, sredinsko ali desno

e) Delo z dokumentom
QRD vsebuje tudi standardne funkcije dela z dokumentom:

  • Naredi novo poročilo (Datoteka – Nova)

  • Odpri poročilo (Datoteka – Odpri)

  • Shrani poročilo (Datoteka – Shrani)

  • Tiskaj poročilo (Datoteka – Tiskaj)

  • Prikaži predogled (Datoteka – Predogled)

  • Izreži v odlagališče (Uredi – Izreži)

  • Kopiraj v odlagališče (Uredi – Kopiraj)

  • Prilepi vsebino odlagališča (Uredi – Prilepi)

f) Orodni gumbi
Med orodnimi gumbi oglejmo si uporabo gumba za dodajanje slik .  Funkcija je namenjena dodajanju slike v poročilo. Na etiketo lahko dodamo logotip podjetja. Po izboru tega gumba se odpre okno v katerem vpišemo (ali poiščemo) pot do slike ter nastavimo razširitve in pozicijo slike v oknu polja (na sredino). Dodajamo lahko samo slike bmpwmfemf in ico formata. 



Primer etikete:


Nastavitve RT

Ročni terminal je naprava, ki združuje laserski čitalec črtne kode ter prenosni mini računalnik. Ker je klasičen popis s pomočjo popisnih list zelo zamuden in je možnost napak večja so v praksi vse več v uporabi ročni terminali. Z ročnimi terminali si bistveno skrajšamo čas popisa in hkrati preprečimo možnost napake.  

Ker na trgu obstaja vrsta različnih terminalov vam nastavitve ročnih terminalov v programu OSD uredi že sam dobavitelj opreme ali naša tehnična podpora.  

Potrebno je urediti nastavitve za izvoz podatkov na ročni terminal in nastavitve za uvoz podatkov iz ročnega terminala v inventuro. V nadaljevanju primer ene izmed možnih nastavitev za izvoz podatkov na terminal: 


Izvoz podatkov na terminal

Ko so nastavitveni podatki za prenos na ročni terminal urejeni, sledi izvoz podatkov, ki ga  naredimo na preglednici osnovnih sredstev na ikoni Izvoz v desnem zgornjem kontu zaslona.



Pri pripravi datoteke se lahko omejimo samo na Osnovna sredstvaDrobni inventar ali pa izvozimo Vsa sredstva. Pripravo datoteke lahko omejimo samo na sredstva od…do ali pa pripravimo datoteke po nahajališčih. Kaj bomo zapisali v datoteko je odvisno od tega katera sredstva želimo s čitalci obdelati.



Tako pripravljene datoteke se potem prenesejo – uvozijo na ročni terminal. Sledi sam popis sredstev z ročnim terminalom. Ko je popis narejen se rezultat inventure izvozi iz terminala in uvozi v program OSD.


Uvoz podatkov iz terminala

Priprava inventure


Ko je narejen končni obračun amortizacije, se v programu postavimo na Obračuni in inventura / Inventura / Priprava inventure. Obdelava pripravi datoteko za vnos inventurePri obdelavi inventure z ročnim terminalom, obvezno pustimo izbiro Prenos knjižne količine v dejansko, prazno, ker bo program pridobil dejansko stanje iz datotek, ki jih pripravi ročni terminal.



Uvoz iz RT


Ko ročni terminal odloži inventurno datoteko z rezultatom inventure v dogovorjeno mapo (mapo iz nastavitev za uvoz podatkov iz ročnega terminala) sledi uvoz inventure. Ob kliku na gumb Uvoz iz RT program uvozi podatke iz datoteke in napolni stolpca Dejanska količina in Dejansko nahajališčePodatke, ki smo jih uvozili iz datoteke program obarva zeleno i v stolpec Oznaka zapiše »R« kar pomeni, da je bil podatek uvožen iz ročnega terminala.



Uvoz odpisov iz RT


Sledi Uvoz odpisov iz RT. V kolikor vaš ročni terminal pripravi ločeno datoteko z odpisi se lahko le-ta uvoziji v program. Sredstva, ki jih je inventurna komisija med popisom odpisla pridobijo status IZ.



V kolikor vaš terminal ne omogoča evidence odpisov se odpisi v inventuro vnesejo ročno, kot je že opisano v navodilih za ročni popis sredstev.



Knjižno = Dejansko 

Vrstice, ki so v inventuri ostale črne je potrebno preveriti in ustrezno urediti. To so vrstice, ki jih z ročnim terminalom nismo odčitali. Pri urejanju teh vrstic si najprej pomagamo z gumbom  . Program bo vsem sredstvom, ki niso bila popisana z ročnim terminalom (nimajo oznake statusa »R«) prepisal knjižno stanje v dejansko. Morebitne spremembe nahajališča in stroškovnega mesta lahko potem ročno uredimo, tako kot že opisano v delu navodil za ročni popis.



Vpiši SM 

Z gumbom  nam bo program na podlagi vpisanega dejanskega nahajališča, ki smo ga uvozili iz ročnega terminala pripisal pripadajoče stroškovno mesto. Kateremu stroškovnemu mestu pripada nahajališče določimo v šifrantu nahajališč.





V kolikor v šifrantu nahajališč nimamo navedenih stroškovnih mest bo obdelava prepisala knjižno stroškovno mesto v dejansko.



Prenos nahajališč in stroškovnih mest 

V kolikor smo ob popisu ugotovili, da se dejanska nahajališča in/ali stroškovna mesta razlikujejo od knjižnih je potrebno to ugotovitev zabeležiti na kartice. Sam prenos oz. knjiženje na kartice osnovnih sredstev in drobnega inventarja naredimo s gumbom  , ki se nahaja na dnu preglednice za vnos inventure. Na kartico se zapiše sprememba NH sprememba nahajališča in SM sprememba stroškovnega mesta na datum inventure oz. sprememba Prenos v kolikor gre za drobni inventar.  



Primer spremembe nahajališča in SM na osnovnem sredstvu:



V kolikor vam ročni terminal to omogoča, lahko na eni inventarni številki vodite več kosov drobnega inventarja, vendar samo v primeru, da je celotna količina razporejena na eno nahajališče. V takem primeru spremembo v inventuri beležimo enako kot v prejšnjem primeru, ampak se mora sprememba nanašati na celotno količino drobnega inventarja. V primeru da se sprememba nahajališča nanaša samo na del drobnega inventarja to naredimo direktno na kartici drobnega inventarja z izbiro Tipa spremembe Prenosenako kot pri ročnem popisu. Inventura z ročnimi terminalni za take primere ni podprta, zato se svetuje posamično vodenje sredstev.

Primer prenosa drobnega inventarja iz enega nahajališča in SM na drugo – prenos celotne količine:


Inventurni elaborat

Ko je inventura vnesena lahko izpišemo Inventurni elaborat. Inventurni elaborat se izpiše po kontih.  Na izpisu imamo podatke pri katerih osnovnih sredstvih oz. drobnem inventarju je prišlo do manjkov ali viškov.



Na koncu inventurnega elaborata pa se izpiše lista Odpisi osnovnih sredstev in drobnega inventarja oz. seznam sredstev, ki so ob uvozu odpisov iz RT pridobila status IZ.


Knjiženje inventurnih razlik

Preden nadaljujemo s knjiženjem inventurnih manjkov in viškov OBVEZNO ARHIVIRAMO PODATKE. Ko sprožimo knjiženje inventure se na osnovnih sredstvih, na zavihku Spremembe doda zapis IM- Inventurni manjko,  IV- Inventurni višek ali knjiženje izločenih sredstev, ki so ob uvozu odpisov iz RT pridobila status IZ.

OPOZORILO! Pri Knjiženju inventurnih razlik moramo biti pozorni, da je vnesena celotna inventura. Vsa sredstva morajo imeti vnesen podatek vsaj o dejanski količini. V primeru, da poknjižimo inventuro preden so vsa sredstva urejena, bo program sredstva brez vnesene dejanske količine obravnaval kot manjko in bo to spremembo tudi zabeležil na kartice. V takem primeru je potrebno podatke obnoviti iz rezervne kopije podatkov ali pa na vsakem sredstvu na zavihku Spremembe pobrisati manjke.


Razlika med izločitvijo in inventurnim manjkom

Pri inventurnem manjku gre za manjko, ki smo ga ugotovili pri samem popisu oz. inventuri. V tem primeru ne razpolagamo več s sredstvom in to ugotovitev zabeležimo na kartico kot IM na datum inventure, najpogosteje na 31.12.yyyy.



Osnovna sredstva in drobni inventar, ki jih zaradi uničenja ali drugih razlogov ne moremo uporabljati več lahko že med letom odpišemo in to spremembo zabeležimo na kartici kot IZ -  izločitev.


Kontrola knjižene inventure z registrom

V inventuri izpišemo inventurni elaborat in preverimo skupaj dejanska stanja po kontih s stanjem v registru.

Na zadnjih straneh preverimo odpise po kontih, seštevek teh odpisov mora po knjiženju biti enak, kot na izpisu izločitev DI in OS (Dnevnik – tip spremembe IZ, Dnevnik izločenih OS), ki ga imamo v registru.



Dnevnik izločenih osnovnih sredstev na dan inventure:

 



Za izločeni drobni inventar izločitve preverimo na izpisu Dnevnik za tip spremembe Izločitev:





Pri knjiženju inventurnih manjkov program pripravi seznam manjkajočih sredstev:



Ki ga primerjamo z izpisom dnevnika v registru osnovnih sredstev na dan inventure za tip spremembe IM.



V tem prispevku