Nastavitev opozoril in blokad vezano na dolg/limit na stranki

V programu lahko nastavimo opozorila in blokade strank vezano na njihov dolg oziroma limit. V nadaljevanju so opisana posamezna področja, ki jih je potrebno nastaviti.

Nastavitev podatka »Dolg«

V šifrantu strank izberemo gumb Promet.



Odpre se okno Promet po letih, v katerem izberemo gumb Viri.



V preglednici »Viri finančno« moramo dodati nov vir s šifro DOLGpoljubnim nazivom, v polju Vrsta pa izberemo Dolg – kupca.





V primeru, da bomo dolg stranke črpali iz Dvostavnega knjigovodstva je potrebno navesti Uporabnika DK in Šifro zbira:

  • Uporabnik DK je tista 'številka' uporabnika, v katerem se nahajajo saldakontni podatki, iz katerih bomo izračunavali finančne podatke o dolgu (načeloma enaka številka kot je v spodnjem delu okna – v našem primeru 001). 
  • Šifra zbira je podatek, preko katerega bo modul Dvostavno knjigovodstvo pripravil podatke o znesku prometa v dobro in prometa v breme, na podlagi katerega se bo izračunal dolg. Šifro zbira in vsebino zbira lahko vsako podjetje nastavi po svoje. Na primer:

Priprava (izračun) podatkov o dolgu stranke

Vsakokrat, ko se spremenijo saldakontni podatki (knjiženje računov ali plačil), je potrebno podatek o dolgu ponovno preračunati in osvežiti v preglednici strank. Za slednje sta na voljo dve možnosti:

  • samodejno ob vnaprej določeni uri (pri tem je potreben poseg s strani SAOP – nastavitev Razporejevalca opravil) ali 
  • ročno sprožanje obdelave.

V računovodstvu to uredijo tako, da na šifrantu strank postopajo po naslednjih korakih, ki se razlikujejo v odvisnosti ali se promet vodi v Dvostavnem knjigovodstvu ali v Spremljanju plačil računov.

Vodenja prometa v Dvostavnem knjigovodstvu

V šifrantu strank izberejo gumb Uvoz podatkov -> Uvoz iz strank.



Odpre se okno, kjer izberejUvoz iz DK in potrdijo.



V oknu Uvoz iz DK izpolnijo naslednje podatke:

  • Šifra vira: navedejo DOLG, 
  • Uporabnik DK: na podlagi šifre vira se predlaga Uporabnik DK (zaveden na šifri DOLG, v kolikor smo ga vpisali), 
  • Leto: predlaga se tekoče leto (leto, v katerem se knjiži v DK), 
  • Obdobje od in Obdobje do: vpišejo se Obdobja, ki jih želijo prenesti, 
  • Odločijo se tudi ali se v podatek o dolgu prenašajo vsi zneski na izbranih kontih ali Samo zapadli.

S klikom na gumb Potrdi se izvede osvežitev podatka o Dolgu na preglednici strank.

Vodenja prometa v Spremljanju plačil računov

V Spremljanju plačil računov izberejo Pripomočki -> Prenos saldov v stranke. Ta funkcionalnost omogoča prenos prometa stranke v šifrant strank. Za izbrane račune se preveri vrsto računa – terjatev ali obveznost in nato ustrezno prenese v promet stranke Znesek breme in Znesek dobro.

  • Šifra vira: Vire pripravimo s pomočjo gumba Viri. Vnesemo Šifro in naziv. Polje Uporabnik DK ne izpolnjujemo, če uporabljamo ta vir samo v povezavi s SPR. Polje Šifra zbira ne izpolnjujemo, če uporabljamo ta vir samo v povezavi s SPR, 
  • Leto: izberemo poslovno leto, za katerega bomo prenašali podatke, 
  • Od do vrste računa: izberemo vrste računa, za katere bomo prenašali podatke, 
  • Od - do šifre stranke: izberemo stranke, za katere bomo prenašali podatke, 
  • Od do prve gruče stranke: izberemo prve gruče strank, za katere bomo prenašali podatke, 
  • Obdobje od do: izberemo obdobja, za katere bomo prenašali podatke, 
  • Samo zapadlo: v kolikor aktivirajo kljukico se bodo podatki pripravili iz posameznih prometnih podatkov, tako, da bodo v izbrani vir vključene samo odprte postavke in sicer tiste, ki imajo valuto oz. rok plačila manjši od trenutnega datuma računalnika.

Po kliku na Potrdi program preveri, ali je na izbrano Šifro vira vezan Uporabnik DK. V tem primeru se prikaže opozorilo. Ni smiselno, da se prenaša promet iz Dvostavnega knjigovodstva in iz Spremljanja plačil računov, razen če imate tako urejene podatke, da del strank vodite v Dvostavnem knjigovodstvu in del v Spremljanju plačil računov. Nato se podatki prenesejo v šifrant stranke.

Pregled podatkov o dolgu na stranki

V preglednici strank lahko na izbrani stranki pregledujemo podatke (račune), ki so privedli do izračunanega dolga. To naredimo tako, da se v preglednici strank postavimo na izbrano stranko in spodaj izberemo gumb Promet.



Odpre se okno Promet po letih za izbrano stranko.



Na izbranem viru (v našem primeru DOLG) izberemo gumb Odprte postavke. 



V kolikor je preglednica odprtih postavk prazna, kliknemo na gumb Šifra vira in izberemo vir DOLG. Tako se bodo v preglednici odprtih postavk prikazali računi, ki so bili upoštevani pri izračunu dolga o stranki.

Nastavitve prikaza dolga po posameznih modulih

Potrebne nastavitve posameznih modulov iCentra:

  • Dobavitelji in kupci -> Nastavitve -> Nastavitve programa -> zavihek Splošno -> polje Vrsta vira za dolg: v našem primeru vpišemo oz. izberemo DOLG 
  • Trgovina na drobno -> Nastavitve -> Nastavitve programa -> zavihek Promet -> polje Vrsta vira za dolg: v našem primeru vpišemo oz. izberemo DOLG 
  • Fakturiranje -> Nastavitve -> Nastavitve programa -> zavihek Povezave -> polje Vrsta vira za dolg: v našem primeru vpišemo oz. izberemo DOLG. 
  • Delovni nalogi -> Nastavitve -> Nastavitve programa -> zavihek Fakturiranje -> polje Vrsta vira za dolg: v našem primeru vpišemo oz. izberemo DOLG. 
  • Servisna dejavnost -> Nastavitve -> Nastavitve programa -> zavihek Splošno -> polje Vrsta vira za dolg: v našem primeru vpišemo oz. izberemo DOLG

Na posamezni knjigi računov v Fakturiranju in knjigi naročil v Dobavitelji in kupci lahko z aktiviranjem kljukice na polju Kontrola skupnega dolga, nastavimo, da program upošteva dolg na stranki in znesek trenutnega dokumenta.

Nastavitev limita

Limit je nadgradnja dolga in se na posamezni stranki izračuna preko procedure vpisane v vašo bazo tako, da se k finančnemu podatku DOLG lahko prištejejo še:

  • zneski vseh dobavnic iz modula Dobavitelji in kupci, ki še niso bili fakturirani (to so črni in modri odpremni nalogi, naročila kupcev),  
  • vseh nefakturiranih negotovinskih izdaj iz modula Trgovina na drobno ter  
  • vseh računov iz modula Fakturiranje, ki še niso bili preneseni v knjigovodstvo (niso rdeče barve), 
  • oziroma po vaši izbiri.

Gre za dopolnitev programa, ki se izvaja preko razporejevalca opravil. V kolikor bi želeli uvesti prikaz limitov, oddajte zahtevek s predlogom za dopolnitev programa.

Prikaz dolga/limita

Podatek o dolgu/limitu se prikaže v Naročilih kupcev in Odpremnih nalogih v modulu Dobavitelji in kupciNegotovinski prodaji v modulu Trgovina na drobno, Delovnih nalogih ter Servisni dejavnosti.

modulu Dobavitelji in kupci se ta podatek prikaže v novem dokumentu naročila oziroma odpremnega naloga na zavihku Splošno:



V modulu Fakturiranje se podatek prikaže na novem dokumentu računa, na zavihku Splošno:

OPOZORILO: Prenesene račune iz Fakturiranja v posredno knjiženje Dvostavnega knjigovodstva, čimprej prenesite v neposredno knjiženje, sicer se pri izračunu dolga ne upoštevajo!

Opozorila in blokade

Podatek o dolgu/limitu je namenjen opozarjanju ali blokiranju slabih plačnikov ali enostavno preprečitvi, da nek kupec ne bi vzel preveč blaga in imel odprtih računov (dobavnic) nad dogovorjeno dovoljeno mejo.

Znesek opozorila ali blokade se nastavlja za vsako stranko posebej v šifrantu Strank pod zavihkom Trgovski podatki:

  • Min. znesek opozorila in Min. znesek blokade

IN / ALI

  • Min. dnevi opozorila in Min. dnevi blokade.

  • Min. znesek opozorila: vpišemo minimalni znesek dolga, ki nam ga lahko stranka dolguje. Program nas pri izdajanju računov opozori v kolikor je ta meja prekoračena. 
  • Opomba opozorilavpišemo besedilo opozorila, ki se prikaže pri izdajanju računov stranki, ko nam ta dolguje znesek, ki presega Min. znesek opozorila.  
  • Min. znesek blokade: vpišemo minimalni znesek dolga, ki nam ga lahko stranka dolguje. Program nas pri izdajanju računov opozori na prekoračenje te meje in ne dovoli več izdaje dokumentov za to stranko.  
  • Opomba blokadevpišemo besedilo blokade, ki se prikaže, ko nam stranka dolguje znesek, ki presega Min. znesek blokade.  
  • Min. dnevi opozorila: Vpišemo število dni za opozorilo. Pri tem velja, da se bo opozorilo sprožilo v kolikor ima stranka zapadle odprte postavke. Funkcionalnost deluje tako, da preveri najstarejšo zapadlost računov med odprtimi postavkami in jo primerja s sistemskim datumom računalnika.   
  • Min. dnevi blokade: Vpišemo število dni za opozorilo. Blokada se bo sprožila na enak način in pod istimi pogoji kot je navedeno za polje Min. dnevi opozorila.

V primeru, da bo dolg/limit stranke pod zneskom navedenim v polju Min. znesek opozorila, se pri knjiženju odpremnega naloga Dobavitelji in kupci ali negotovinske prodaje Trgovina na drobno ne bo zgodilo ničesar.

V primeru, da bo dolg stranke med zneskom Min. znesek opozorila in Min. zneskom blokade, se pri knjiženju odpremnega naloga Dobavitelji in kupci ali negotovinske prodaje Trgovina na drobno pojavi opozorilo (Stranka ima dolg večji od Min. zneska opozorila ali pa vsebina polja »Opomba opozorila« te stranke). Odprema se po potrditvi lahko izvede.

V primeru, da bo dolg stranke nad zneskom Min. znesek blokade, se pri knjiženju odpremnega naloga Dobavitelji in kupci ali negotovinske prodaje Trgovina na drobno pojavi opozorilo (Stranka ima dolg večji od Min. zneska blokade ali pa vsebina polja »Opomba blokade«). Odprema tako ni mogoča.

Dodatne nastavitve

Dodatne nastavitve omogočajo pomnjenje zadnjih vnesenih vrednosti ob vnosu nove stranke v poljih:

  • Min. znesek opozorila 
  • Min. znesek blokade 
  • Min. dnevi opozorila 
  • Min. dnevi blokade

Program si zapomni zadnjo vneseno vrednost za operaterja.
Za aktivacijo teh nastavitev je potrebno nastaviti določene ključe. To storimo v Administracija à Uporabnik in računalnik -> Nastavitve okolja. Vnesemo naslednje ključe z vrednostjo DA:

  • STR_MINZNESEKOPOZORILA 
  • STR_MINZNESEKBLOKADE 
  • STR_MINDNEVIOPOZORILA 
  • STR_MINDNEVIBLOKADE

Avtorizacijska koda

V primeru, ko pride do blokade kupca glede na znesek dolga/limita ali dneve zapadlosti, lahko z vnosom avtorizacijske kode, kupca na določenem dokumentu odblokiramo.

Za avtorizacijo prodaje je potrebno urediti naslednje nastavitve:

  • Administracija ->Uporabnik in računalnik -> Nastavitve okolja -> vnese se naslednje ključe: 
    • AVTORIZACIJAKODAM, vrednost: 1, 
    • AVTORIZACIJAPCAS, vrednost: vnesemo število minut veljavnosti kode, možne vrednosti so od 10 do 60, 
    • AVTORIZACIJAPRODAJE, vrednost: DA 
  • Osebi, ki bo kode generirala, je potrebno v varnostnem sistemu nastaviti pooblastilo: 

Avtorizacija prodaje deluje v kolikor:

  • Pride do blokiranja kupca (na vnosu stranke ali na »Potrdi«), 
  • Avtorizacijska koda ni bila vnesena in 
  • v nastavitvah okolja obstaja ključ »AvtorizacijaProdaje« in ima vrednost »DA«

V tem primeru se odpre dodatna forma za vnos avtorizacijske kode.

Funkcijo za izračun avtorizacijske kode se zažene na preglednici šifranta strank preko tipke F5. Funkcija ima za vhodni parameter šifro stranke, na kateri se nahajamo. Odpre se forma za kreiranje kode.



Koda se generira preko gumba Generiraj kodo.

V tem prispevku