Kompenzacije

Program je namenjen pripravi in tiskanju medsebojnih kompenzacij ter knjiženju plačil iz kompenzacij. Obdelava se nahaja v meniju Dnevne obdelave / Kompenzacije / Kompenzacije. Ob vstopu v program imamo pred seboj preglednico vseh vnesenih kompenzacij. Ko prvič vstopimo v program, je preglednica kompenzacij prazna.

V preglednici lahko že na podlagi barv ločimo status kompenzacije. Rumeno obarvane vrstice nam prikazujejo potrjene kompenzacije, zeleno obarvane vrstice knjižene kompenzacije, kar ni obarvano, so pripravljene kompenzacije.

S pomočjo izbire Statusa kompenzacije lahko v preglednici pregledujemo Vse kompenzacije, samo Nepotrjene, Potrjene ali pa samo Knjižene kompenzacije. 

Predloge kompenzacij vnašamo, popravljamo in brišemo s standardnimi gumbi .

Vnos nove kompenzacije

Novo kompenzacijo vnašamo s tipko Insert ali ikono Vnesi zapis. Odpre se okno, kamor vnesemo: 

  • Leto – leto, za katero pripravljamo kompenzacijo.
  • Številka – zaporedna številka kompenzacije. Ob vnosu prve kompenzacije za posamezno poslovno leto lahko zaporedno številko prve kompenzacije sami vpišemo, naprej pa program številči sam.
  • Datum – datum priprave predloga kompenzacije.
  • Potrjeno – ko je kompenzacija potrjena, polje označimo s kljukico in gumba   in   postaneta aktivna. Potrjene kompenzacije lahko knjižimo na dva načina:
    • Gumb Knjiži uporabljajo tisti uporabniki, ki kompenzacije ne izvajajo preko transakcijskega računa. Z gumbom Knjiži se kompenzacija avtomatsko knjiži v glavno knjigo. Postavke, ki jih kompenziramo, se med seboj zaprejo. 
    • Z gumbom Zapis v PP pa se pripravi plačilni nalog za kompenzacijo, ki ga izvedemo preko transakcijskega računa. Postavke iz kompenzacije se bodo avtomatsko zaprle ob knjiženju bančnega izpiska. Ko je plačilni nalog za kompenzacijo pripravljen, postane gumb Knjiži neaktiven in knjiženje iz kompenzacij onemogočeno.
  • Knjiženo  v polje se vpiše datum, ko je kompenzacija knjižena z gumbom Knjiži ali ko je za kompenzacijo pripravljen plačilni nalog z gumbom Zapis v PP. Poknjižene kompenzacije ne moremo več popravljati.
  • Pripravljena plačila – Če damo kljukico Pripravljena plačila, nam bo program v razpredelnici dobaviteljev predlaga tudi postavke, ki imajo plačilni nalog med Označenimi nalogi.

  • S kompenzacijami v obdelavi - z izbiro S kompenzacijami v obdelavi nam program pri pripravi kompenzacije ne upošteva zneskov, ki so že vključeni v predhodno pripravljenih kompenzacijah. 

  • Pri pripravi nove kompenzacije za isto stranko brez izbire S kompenzacijami v obdelavi nam bo program ponudil vse odprte postavke, tudi tiste, ki so že vključene v predhodnih kompenzacijah.

  • Kontrola konta – program kontrolira vrste kontov za kupce in dobavitelje. Pri kupcih mora biti vpisan konto kupcev (vrsta konta = kupec, npr. 1200) ter pri dobaviteljih konto dobaviteljev (vrsta konta = dobavitelj, npr. 2200), sicer nam program konto obarva rdeče.
  • Konto od..do – izberemo konte terjatev in obveznosti, na katerih imamo knjiženje postavke, ki jih želimo kompenzirati.
  • SM – izberemo SM (v primeru da vodimo saldakonte analitično po stroškovnih mestih).
  • Stranka – izberemo stranko, za katero želimo pripraviti predlog kompenzacije.
  • Prikaži – v preglednici se nam prikažejo odprte postavke za izbrane konte in izbrano stranko. Med temi postavkami izbiramo kaj bomo kompenzirali. Znesek, ki ga potrdimo, se prenese v kolono Komp. v breme / Komp. v dobro. Račun lahko tudi delno kompenziramo tako, da v kolono Komp. v breme / Komp. v dobro ročno vpišemo znesek, ki ga želimo kompenzirati za posamezne račune. 
  • Ko je razlika med zneski za kompenzacijo kupca in dobavitelja enaka nič (Saldo 0), je v desnem spodnjem kotu tabele aktiven gumb Potrdi, s katerim potrdimo kompenzacijo.

Tiskanje predlogov kompenzacij

Predloge kompenzacij lahko natisnemo. Kompenzacije so narejene s QRD-jem, kar pomeni, da lahko sami oblikujemo izpis. S klikom na gumb   na preglednici vseh vnesenih kompenzacij se nam odpre spodnje okno: 

  • Leto – Program predlaga leto iz nastavitev.
  • Datum kompenzacije od..do – vpišemo datume, za katere bomo tiskali predloge kompenzacij.
  • Valuta kompenzacije – vpišemo datum, ki se bo izpisoval kot valuta kompenzacije na izpisu predloga kompenzacije. Če polje pustimo prazno, bo program izpisal najvišji datum valute vseh dokumentov, ki so vezani na to kompenzacijo.
  • Številka kompenzacije od..do – vpišemo številke kompenzacij, ki jih želimo natisniti. Prazno polje pomeni, da se pri pripravi predlogov ne bomo omejevali s številko kompenzacije.
  • Kupec od..do – izberemo kupca, za katerega želimo tiskati predloge kompenzacij. 
  • Dobavitelj od..do – izberemo dobavitelja, za katerega želimo tiskati predloge kompenzacij.
  • Kupec, dobavitelj ločen izpis – v primeru, da polje potrdimo, bomo pripravili dva ločena izpisa za kompenzacijo – enega s podatki kupca in drugega s podatki dobavitelja.
  • Stik – izberemo Tip stika, podatki se bodo izpisovali na obrazcu: naziv stika, faks in telefon.
  • Oblika izpisa – tiskamo lahko predloge kompenzacije (Obrazec) ali pa seznam pripravljenih kompenzacij za določeno stranko ali dan (Seznam).
  • Izpišem – tiskamo lahko nepotrjene predloge ali seznam nepotrjenih kompenzacij (kompenzacije v polju Potrjeno nimajo kljukice), potrjene (kompenzacije v polju Potrjeno imajo kljukico), ali knjižene (v polju Knjiženo imajo datum knjiženja – datum prenosa v glavno knjigo).

Knjiženje kompenzacij

Kompenzacije lahko poknjižimo na dva načina :

  1. Zbirno glede na konto in stranko (Knjiženje iz kompenzacij),
  2. Posamezno za vsak kompenziran dokument (Priprava knjiženja iz kompenzacij).

Knjiženje iz kompenzacij

Potrjeno kompenzacijo lahko knjižimo s pritiskom na gumb Knjiži znotraj posamezne kompenzacije. 

·Obdobje – izberemo obdobje, v katero želimo poknjižiti potrjeno kompenzacijo.

  • Šifra temeljnice – izberemo temeljnico, pod katero bomo poknjižili kompenzacijo.
  • Dogodek – izberemo dogodek za kompenzacijo (dogodek naj bo odprt kot P = plačilo).
  • Operater – vpiše se nam ime operaterja, pod katerim smo prijavljeni v program.
  • S pritiskom na gumb Knjiži bomo izbrano potrjeno kompenzacijo poknjižili. Najprej se nam izpiše temeljnica posamičnih plačil, ki so vključena v kompenzacijo, nato pa se v posredno knjiženje pripravijo zbirne vknjižbe. Postavke, ki jih kompenziramo se med seboj zaprejo.
  • Če imamo v nastavitvah programa označeno direktno knjiženje DK, nam bo program vknjižbe direktno poknjižil brez prenosa v posredno knjiženje.

Priprava knjiženja iz kompenzacij

Plačila iz kompenzacij pripravljamo s pomočjo gumba Izvoz podatkov. Knjiženja iz kompenzacij lahko pripravljamo samo za potrjene kompenzacije. Odpre se okno:

  • Leto – vnesemo leto, za katero želimo pripravljati knjiženje iz kompenzacij.
  • Datum kompenzacije od..do – izberemo datume, za katere želimo pripravljati, knjižiti knjiženje iz kompenzacij.
  • Številka kompenzacije od..do – izberemo številke, za katere želimo pripravljati, knjižiti knjiženje iz kompenzacij.
  • Kupec od..do – določimo kupca, za katerega želimo zapirati odprte postavke na podlagi potrjenih predlogov kompenzacij.
  • Dobavitelj od..do – določimo dobavitelja, za katerega želimo zapirati odprte postavke na podlagi potrjenih predlogov kompenzacij.
  • Obdobje   – izberemo obdobje, v katero bomo knjižili kompenzacijo.
  • Šifra temeljnice  – izberemo temeljnico za kompenzacijo.
  • Dogodek – izberemo dogodek za kompenzacijo (dogodek naj bo odprt kot P = plačilo)
  • Operater – vpiše se nam ime operaterja, pod katerim smo prijavljeni v program.
  • S pritiskom na gumb Potrdi se nam pripravi izpis poknjiženih kompenzacij, ki se zapišejo v posredno knjiženje. Program nam pripravi toliko vrstic, kolikor je postavk v kompenzaciji. Postavke, ki jih kompenziramo se med seboj zaprejo.

  • Če imamo v nastavitvah programa označeno direktno knjiženje DK, nam bo program vknjižbe direktno poknjižil brez prenosa v posredno knjiženje.

Opozorila na kompenzaciji

  1. Dvokliknemo na Nepotrjeno kompenzacijo.

V kompenzacijo je vključena postavka, ki je bila v času med pripravo in potrditvijo kompenzacije zaprta, se prikaže spodnje opozorilo. Postavka se obarva vijolično in ima negativni predznak.

2.    Odpremo Knjiženo kompenzacijo ali kompenzacijo, za katero je bil pripravljen plačilni nalog.

Taka kompenzacija je zaklenjena, vrstice pa so rdeče obarvane.

3. Če kompenzacijo izvedemo preko TRR-ja, kliknemo na gumn Zapis v PP.

Program nas opozori, da bo onemogočeno dodatno knjiženje kompenzacije preko gumba Knjiži. Tako se izognemo dvojnemu knjiženju.

Povezava med pripravljeno kompenzacijo in plačilnim nalogom

Če želimo, da se nam na plačilni nalog zapiše informacija, da je dokument vključen v predlog kompenzacije, moramo v Dvostavnem knjigovodstvu / Nastavitve programa / zavihek Plačevanje izbrati Tip naloga za kompenzacijo.

V preglednici plačilnih nalogov vidimo, da ima tak nalog Tip naloga KOMP. V polje Znesek v komp. pa se zapiše znesek, ki ga kompenziramo.

Ko kompenzacijo poknjižimo, se Znesek za plačilo zmanjša za znesek, ki je zaprt s kompenzacijo. Če je obveznost zaprta v celoti, se plačilni nalog pobriše.

V tem prispevku