Obračun oskrbnine za mesec oktober

Pred pričetkom priprave obračuna svetujemo, da se namesti zadnjo verzijo (od 2020.14.003 naprej) ter, da se naredi arhiv OST

Najprej preberite navodila v celoti, nato začnite z urejanjem v OST, ker je spodaj opisan vrstni red priprave sprememb zelo pomemben. 
Vsi, ki delate obračun s fiksnimi dnevi, oddajte zahtevek, preden začnete delati obračun, za vas je namestitev zadnje verzije obvezna. 


Ker bodo vrtci zaprti od 26.10.2020 predlagamo, da se status programov v katerih so otroci, spremeni na »Vrtec zaprt«. To uredimo po spodaj napisanem postopku. 

Postavimo se v Šifranti -> Šifranti vrtci -> Programi: 

 

Vse programe, ki jih uporabljamo popravimo na sledeči način: 
Kliknemo na npr. prvo starostno obdobje. 

 
Odpre se nam okno programa: 

 

 Zamenjamo status programa iz »Vrtec odprt« na »Vrtec zaprt« 

 

 Ko potrdimo, vpišemo datum za spremembo programa 26.10.2020 ter potrdimo: 

 

Program nam javi: 

  

Na tak način bodo imeli otroci na pregledu odsotnosti dve vrstici. Za čas, ko je bil vrtec odprt se uredi prisotnost, za čas ko je vrtec zaprt imajo že samodejno zapisano odsotnost 5 dni. 

Izjeme in posebnosti pri obračunu. 

Primer, da ostane otrok v vrtcu, ko je vrtec zaprt 

V primeru, da bo kakšen otrok ostal v vrtcu po 26.10.2020, mu bomo morali določiti drug program, ki ima status »Vrtec odprt, brezplačna odsotnost«. To storimo tako, da odpremo nov programki mu damo status »Vrtec odprt, brezplačna odsotnost«. Datum spremembe lahko izberemo 1.10.2020. 

  

Poleg tega moramo, v primeru, če imamo na določeni občini nastavljene popuste po programih vnesti popuste tudi za nov program. To vidimo, če kliknemo v Šifranti -> Šifranti vrtci -> Občine doplačniki ter na izbrani občini kliknemo na »Popusti po programih«. Če so tu vpisani kakšni programi, moramo dodati popust po programih tudi za novo odprt program. 

 
Ko imamo to urejeno, lahko na zgodovini otroka zamenjamo program, tako da se postavimo na vrstico z datumom 26.10.2020, jo odpremo in spremenimo program. 



 

Tako imamo na zgodovini otroka tudi po 26.10. status »vrtec odprt, brezplačna odsotnost« 

 
V obračunu na pregledu odsotnosti imamo pri otroku Gozdna Jagoda prikazani dve vrstici. V prvi vrstici je status programa »vrtec odprt«, v drugi pa »Vrtec odprt, brezplačna odsotnost«.   

 

Primer, da je bila določena skupina v karanteni že pred 26.10. 

V primeru, da je določena skupina bila v karanteni že pred 26.10.2020, bomo morali otrokom v tej skupini določiti drug program, ki ima status »Vrtec odprt, brezplačna odsotnost«. To storimo tako, da odpremo nov program, ki mu damo status »Vrtec odprt, brezplačna odsotnost«. Datum spremembe lahko izberemo 1.10.2020. Tudi v tem primeru moramo na Občine doplačniki dodati ta program, če imamo nastavljene popuste po programih.  

Otrokom, ki jih želimo dati v program s statusom »Vrtec odprt, brezplačna odsotnost« spremenimo na zgodovini otroka program od dne, ko so bili v karanteni.  
To uredimo, še preden spreminjamo vse programe na »Vrtec zaprt«, ker se je časovno ta dogodek zgodil preden se je zaprl cel vrtec. Nato spremenimo za cel vrtec programe, da je vrtec zaprt od 26.10.2020. V tretjem koraku pa uredimo spremembo programa na otrocih, ki so bili v vrtcu tudi po 26.10.2020. 

Pripomoček za masovno spreminjanje programov na otrocih 

Pripomoček, s katerim lahko spremenimo program več otrokom na enkrat se nahaja na Pripomočki / Sprememba programov. Deluje na enak način, kot pripomoček za spremembe skupin ob koncu šolskega leta. 
Da postane pripomoček aktiven, moramo najprej urediti varnostni sistem, tako da se da dovoljenje na OST-Pripomočki-Sprememba programov operaterjem, ki želijo dostopati do pripomočka. 

 
Ko imamo urejen varnostni sistem lahko dostopamo do pripomočka. 
 

Ob vstopu v pripomoček nas program opozori: 

 

Skupini, ki želimo zamenjati program vpišemo šifro novega programa. Če želimo zamenjati program samo določenim otrokom, potem v stolpcu »Otroci za program v skupini« kliknemo na koncu vrstice, da se nam prikažejo tri pikice ter izberemo katerim otrokom želimo zamenjati program. 

 

Opozorilo glede prikaza podatkov na računu 

Tudi prikaz na računu bo v večini primerov, kot je bilo meseca marca: 

- odsotnost se prikazuje samo za čas ko je cel vrtec zaprt (5 dni)
- ravno tako se v končnici računa prikazuje doplačilo oskrbe samo za čas, ko je bil vrtec zaprt 
v primeru zdravstvene odsotnosti se ta ne prikazuje 
v končnici ne prikazujemo izpisa režije in prehrane. (V primeru, da imamo v »Nastavitvah« na zavihku »Vrtci« kljukico pri »Izpis  Režija, Prehrana« to kljukico odstranimo.) 
- na računu vidimo v prvi vrstici obračun za drugi del meseca, kjer starši ne plačajo ničv drugi vrstici pa je obračun za prvi     del meseca, kjer plača starš svoj del. (Naziv prve vrstice je Oskrba ter naziv programa, naziv druge vrstice pa je   naziv storitve za medmesečno spremembo (če niste imeli nobenih otrok v karanteni pred 26.10.2020 ter nimate nobene   ostale medmesečne spremembe lahko naziv storitve za medmesečno spremembo preimenujete v »obračun oktober«, tako bo bolj   pravilen prikaz na računuBodite pozorni, da ni naziv za medmesečno spremembe ostal preimenovan iz majskega obračuna z   nazivom »Vrtec zaprt«, ker potem bo pisalo v drugi vrstici »Vrtec zaprt« za čas ko so bili otroci v vrtcu). 

 
Če želite obvestiti starše, lahko dopišete v končnico računa npr.:  
Prikaz odsotnosti ter doplačila oskrbnine je prikazan samo za čas, ko je bil vrtec zaprt.  
Zdravstvena odsotnost ni prikazana. 

To se uredi na nastavitvah programa:  



oz. na zaključku obračuna, če uporabljate več različnih končnic računa. 

Opozorilo glede spreminjanja na zgodovini otroka 

Ko ročno spreminjamo podatke na zgodovini otroka moramo biti pazljivi, da v primeru, ko popravljamo nekaj za nazaj, da se uredi podatke tudi za naslednje mesece, če je to potrebno. 
Npr. trenutno stanje je kot je prikazano na sliki.  

 
Če želimo popraviti npr. plačilni razred od 1.1.2020 naprej, se postavimo na vrstico z datumom od 1.1.2020. Spremenimo plačilni razred in potrdimo. 

 

Po potrditvi nas vpraša ali želimo Spremeniti zapis ali Prepisati podatke o odločbi. 

 

Izberemo »Prepiši podatke odločbe«. V tem primeru se nam pravilno prepišejo odstotki plačila ter status »Vrtec zaprt« ostane, kot je bilo pred spremembo. Tudi skupine in ostali podatki ostanejo kot so bili nastavljeni. 

 
V primeru, če bi izbrali »Spremeni zapis« nam popravi še vse ostale podatke v prihodnosti (skupine, vrtec zaprt,…) in bi morali vse podatke urediti na prejšnje stanje. Zato predlagamo, da izberete »Prepiši podatke odločbe«. 

 

Enako bi se zgodilo, če bi dodali eno vrstico z datumom, ki še ni zapisan v zgodovini. 

 
Ko vpišemo novo vrstico npr. z datumom 1.9.2020

nas opozori: 

 

Tudi v tem primeru nam popravi še vse ostale podatke v prihodnosti (skupine, vrtec zaprt,…) in bi morali vse podatke od tega dne naprej urediti na pravo stanje. 

Popravek procedure 

Vrtci, ki uporabljate posebne procedure za popuste občin po plačilnih razredih, oddajte zahtevek za popravek procedure. 

Težava pri izpisu doplačilo oskrbnine 

V verziji 2020-14-004 napačno prikazuje na izpisih doplačilo k ceni programa seštevke dni vpisan, dni prisoten, dni odsoten, zato bo potrebno namestiti novo verzijo, v kateri bodo izpisi popravljeni.   

V primeru ostalih nejasnosti oddajte zahtevek.

Dodatno opozorilo (6.11.2020): Izstavitev računa občinam - Program deluje kot do sedaj, to pomeni, da naredi račun za občine zavezanke. Ko boste izstavljali račune občinam morate, glede na okrožnico, občinam zavezankam zmanjšati znesek oprostitve plačil staršev (znesek starša vrtec zaprt na izpisu doplačila oskrbnine) ter ta znesek zaračunati občini ustanoviteljici.
V tem prispevku