Priprava obvestil za letne dopuste 2021

Letni dopust se v primeru izračuna sorazmernega dela (zaposlitev ali prekinitev med mesecem) po navodilih MDDSZE in na podlagi komentarja ZDR-1 iz leta 2019 še vedno izračunava po dnevih. V ta namen morate vsi v nastavitvah programa Kadrovska evidenca iz polja Sorazmerni del glede na polne mesece izklopiti kljukico. V kolikor imate to nastavitev urejeno, druge spremembe nastavitev programa niso potrebne.



Šifra vrste dopusta – dopust prejšnjih odločb
Za vse tiste, ki v koledarskem letu zaposlenim podaljšujete pogodbe in jim zaradi tega večkrat pripravite obvestilo oz. odločbo za letni dopust, priporočamo, da preverite ali imate v polju Šifra vrste dopusta – dopust prejšnjih odločb izbrano vrsto dopusta



V primeru, da imate to polje prazno, priporočamo, da si vrsto obračuna dodate. S tem omogočite funkcionalnost, ki jo boste potrebovali pri zaposlenih za določen čas (npr. prva pogodba - zaposlitev do 31. 8. tekočega leta, nato nova pogodba - ponovna zaposlitev s 1. 9. tekočega leta). V takem primeru zaposlenemu pripravimo obvestilo od 1. 1. – 31. 8.. Izpišemo obvestilo. 

Ko zaposlenemu vnesemo podatke o novi zaposlitvi s 1. 9. (na zavihku Datumi in dobe spremenimo podatek datum zadnje zaposlitve, v pretekle zaposlitve vpišemo preteklo delovno dobo pri delodajalcu) in za takega zaposlenega pripravimo novo obvestilo za letni dopust, program pri pripravi novega obvestila za tekoče leto upošteva dopust tudi iz preteklega obvestila za tekoče leto.

Kako dodate to vrsto dopusta:

Ob kliku na gumb se odpre šifrant Dodatni dopust zaposleni. V šifrant dodamo novo vrsto dopusta:

  • Šifra: npr. DOP, 
  • Naziv: npr. Dopust preteklih obvestil. Naziv, ki bo vnesen na tem mestu, se bo kasneje izpisal na Obvestilu za letni dopust za zaposlenega 
  • Dni dopusta: v podatek dni dopusta vpišemo podatek 0.
  • Opomba: vpišemo po potrebi poljuben tekst
  • Potrdimo.

Določitev delovnega mesta, ki se upošteva za dopust pri zaposlenem, ki je razporejen na več delovnih mest

Zaposlenemu, ki je razporejen na več delovnih mestih določite, iz katerega delovnega mesta se bodo pri pripravi podatkov za obvestilo o letnem dopustu upoštevali pogoji. To storite tako, da na razporeditvi po delovnih mestih kliknete na popravi zapis na delovnem mestu, iz katerega se bodo upoštevali pogoji in s kljukico označite polje Upoštevaj pogoje za dopust. To polje lahko s kljukico označite samo na enem delovnem mestu.

Priprava podatkov za Obvestila o letnem dopustu

Priprava Obvestil za VSE ZAPOSLENE hkrati
Za pripravo obvestil na glavnem meniju izberemo Obdelave, pregledi in izpisi…Dopusti in odsotnosti…Priprava dopusta. Dodamo nov zapis.


(podatek Leto na prikazani sliki je zgolj informativen, izbrano naj bo tisto leto, za katero pripravljamo podatke za dopuste)

Leto – vpišemo leto, za katerega želimo da se naredi izračun dopusta
Upoštevanje zaposlenih s statusom: Določen čas? - ob potrditvi se podatki pripravijo za vse zaposlene. Sicer se za ljudi, ki so zaposleni za določen čas in imajo tak status vnesen na kadrovskih podatkih, odločbe o dopustu ne pripravijo.
Brisanje ročno vnesenih podatkov - potrdimo, če želimo za izbrano leto brisati podatke, ki so ročno vneseni za obvestila o letnih dopustih.
Od šifre zaposlenega/SM-do- program predlaga pripravo podatkov za odločbe za vse zaposlene (šifra od-do zaposlenega ni vpisana). Sami lahko omejimo pripravo le na posameznega ali skupino zaposlenih oz. od-do SM.
Datumi za izračun (podatek se lahko vnaša, oz. podatek je prikazan glede na nastavitev v nastavitvah programa).

Kliknemo na gumb Priprava. Program javi opozorilo:


(podatek Leto na prikazani sliki je zgolj informativen, izbrano naj bo tisto leto, za katero pripravljamo podatke za dopuste)

Kliknemo DA. Program pripravi obdelavo ter nas ob zaključku opozori, da so podatki pripravljeni. Kliknemo V redu, potem pa še na gumb Zapri.

Obdelava avtomatsko upošteva osnovni dopust, ki smo ga vnesli v nastavitve, dopust za otroke, starost, delovno dobo, izobrazbo ter dopust, določen na organizacijsko enoto, stroškovno mesto ali dopust, določen po delovnih mestih.

Pripravljene podatke pregledamo na naslednji način:

Obdelave, pregledi in izpisi…Dopusti in odsotnostiDopusti po zaposlenih…odpre se preglednica dopusti in odsotnosti, kot jo prikazuje slika (dokler prvič ne natisnete odločb, so vse vrstice rdeče obarvane, potem se obarvajo črno).


(podatek Leto na prikazani sliki je zgolj informativen, izbrano naj bo tisto leto, za katero pripravljamo podatke za dopuste)

Preglednica Dopusti in odsotnosti prikazuje podatke obvestil o letnem dopustu ter obseg in porabo letnega dopusta tekočega in preteklega leta po zaposlenih. Podrobneje v nadaljevanju.

OPOMBA: Program na ta način avtomatsko pripravi podatke za obvestila za vse zaposlene.
V primeru, ko želimo zaposlenim dodati še kakšen osebni kriterij (npr. Dopust za invalidnost, dopust za samohranilca,…), storimo to po postopku, ki je prikazan v nadaljevanju.

Vnos individualnih kriterijev za dopust

Na glavnem meniju izberemo Zaposleni…Zaposleni. Postavimo se na zaposlenega, kateremu želimo dodati osebni kriterij ter kliknemo na ikono za Popravi zapis. Izberemo razdelek Kadrovski podatki ter zavihek Določitev dopusta.


(podatek Leto na prikazani sliki je zgolj informativen, izbrano naj bo tisto leto, za katero pripravljamo podatke za dopust)

Preko gumbavnesemo zaposlenemu njegove osebne pogoje. To storimo tako, da kliknemo na ikono za Vnesi zapis, preko gumbaiz šifranta dodatnih pogojev izberemo pogoj, ki ga želimo dodati zaposlenemu. Dodatni pogoj izberemo, v polje Dni dopusta program predlaga število dni dopusta, vneseno na tem pogoju. To število dni lahko pri zaposlenem ustrezno popravimo (če njemu ne pripada to število dni). Na zaposlenega lahko po potrebi vnesemo več individualnih pogojev za dopust. Potrdimo.



Ko imamo vnesene vse potrebne kriterije za dopust za zaposlenega, za pripravo podatkov za obvestilo o letnem dopustu kliknemo na ikono.
Ob kliku na ikonose izpiše naslednje obvestilo:



Kliknemo DA. Dodatni kriterij se je zapisal na zavihek Določitev dopusta.


(podatek Leto na prikazani sliki je zgolj informativen, izbrano naj bo tisto leto, za katero pripravljamo podatke za dopust)

Tako vnesemo dodatne individualne pogoje na vse zaposlene, katerim je to potrebno.

V primeru, ko imamo zaposlenega s krajšim delovnim časom, lahko podatek v stolpcu Ur ustrezno spremenimo in sicer tako, da se postavimo na vsako vrstico na zavihku Določitev dopusta in preko ikone za popravi zapis število ur ustrezno popravimo.


(podatek Leto na prikazani sliki je zgolj informativen, izbrano naj bo tisto leto, za katero pripravljamo podatke za dopust)

Zaposleni, ki delajo 6 dnevni tednik in imajo za to dodatne dni dopusta, morajo imeti Dopust za 6 dnevni tednik označen s kljukico. Tako označenim zaposlenim, bo program upošteval dodatni pogoj pri določitvi dopusta.



Zaposlenim, katerim se pripravljate dopust na podlagi KP za dejavnosti zdravstva in socialnega varstva in ima zavod delovni čas razporejen na 6 delovnih dni v tednu po 37. členu izberete ali se mu upoštevajo vse delovne sobote ali samo dve.

Podatki o dopustu zaposlenega, ki so vneseni na šifrantu zaposlenih, so povezani s podatki na preglednici v Dopustih po zaposlenih. To pomeni, da se tudi vsebina Obvestila o letnem dopustu spreminja, če popravljate  podatke na zavihku Določitev dopusta.

Sorazmerni del dopusta (zaposlenemu ne pripada celoten dopust)

V primeru, ko imamo npr. zaposlenega za določen čas in mu ob pripravi Obvestil za letne dopuste ne pripada celoten dopust, ampak samo sorazmerni del, moramo v šifrantu zaposlenih takemu zaposlenemu najprej v Podatki plač, na zavihek Datumi in dobe v polje Datum prekinitve vnesti datum, do katerega imamo z njim sklenjeno pogodbo o zaposlitvi. Samo če bo v tem polju vpisan datum, bo program sam izračunal sorazmerni del dopusta za zaposlenega.


Ob pripravi podatkov za Obvestilo o letnem dopustu program tako upošteva, da zaposlenemu ne pripada celotno število dni dopusta, ampak samo sorazmerni del. V ta namen doda tudi vrstico, v kateri odbije število dni, kateri zaposlenemu ne pripadajo. Vrstica se izpiše tudi na izpisu Obvestila o letnem dopustu. Podatki o sorazmernem delu so izračunani točno po dnevih.


(podatek Leto na prikazani sliki je zgolj informativen, izbrano naj bo tisto leto, za katero pripravljamo podatke za dopuste)

Kako pripravimo podatke oz. Obvestilo o letnem dopustu zaposlenemu, ki smo ga zaposlili po tem, ko smo vsem ostalim zaposlenim že pripravili Obvestila o letnem dopustu?

Na glavnem meniju izberemo ZaposleniZaposleni. Označimo določenega zaposlenega, kateremu želimo naknadno pripraviti podatke za LD ter kliknemo na ikono Popravi zapis. Izberemo Kadrovski podatki ter zavihek Določitev dopusta.


(podatek Leto na prikazani sliki je zgolj informativen, izbrano naj bo tisto leto, za katero pripravljamo podatke za dopuste)

Takšen zaposleni ima tabelo Določitev dopusta prazno. Za pripravo podatkov za njegovo Obvestilo o letnem dopustu, kliknemo na ikono. Ob kliku na ikonose izpiše naslednje obvestilo:



Kliknemo Da. Program pripravi podatke za izpis Obvestila o letnem dopustu za tega zaposlenega.

V primeru, da ima zaposleni, poleg kriterijev, ki jih je program predlagal sam, tudi osebne (individualne kriterije), le-te vnesemo preko gumba. Ob zaključku vnosa osebnih kriterijev ponovno kliknemo na gumb, da program doda na Obvestilo še osebne pogoje zaposlenega.

Izpis obvestila zaposlenemu izvedete tako, da kliknete na.



Odprejo se podatki o pripravljenem dopustu zaposlenega (iz preglednice dopusti in odsotnosti). S klikom na ikono kliknete na Nova odločba. Kliknete na Tiskaj, izberete ustrezen vzorec izpisa in obvestilo natisnete.

Izpis Obvestil o letnem dopustu ter evidenca dopusta po zaposlenih

Na glavnem meniju izberemo Obdelave, pregledi in izpisi…Dopusti in odsotnosti…Dopusti po zaposlenih

Odpre se preglednica vseh zaposlenih, katerim so bili pripravljeni podatki za Obvestilo o letnem dopustu. Na vrhu preglednice se nahaja ikona za Tiskanje. Na omenjenem mestu lahko preverjamo evidenco dopusta po zaposlenih, izpisujemo Obvestila (odločbe) o Letnem dopustu ter pripravimo sklep o koriščenju Izrednega dopusta.


(podatek Leto na prikazani sliki je zgolj informativen, izbrano naj bo tisto leto, za katero pripravljamo podatke za dopuste)

S pomočjo analize (gumb), ki se nahaja na vrhu preglednice Dopusti po zaposlenih, lahko po poljubnih kriterijih pripravimo analizo Dopustov in odsotnosti.

Izpis Obvestil o letnem dopustu za vse zaposlene hkrati

Na preglednici kliknemo na ikonoter izberemo izpis Nove odločbe o letnem dopustu.


(podatek Leto na prikazani sliki je zgolj informativen, izbrano naj bo tisto leto, za katero pripravljamo podatke za dopuste)

Izberemo način tiskanja (Uredi po priimku in imenu, po šifri, SM) ter kliknemo na gumb Tiskaj. Odpre se okno, kjer lahko izberemo vrsto izpisa, ki ga želimo.



V primeru, ko imate oblikovan lasten izpis, se postavite nanj ter kliknete na gumb Tiskaj ali na gumb Predogled, če želite obvestila prej pogledati, preden jih tiskate.

Če želite vzorec oblikovati, si iz Saop vzorca naredite nov vzorec in preko gumba Oblikuj ta vzorec oblikujte po vaši želji.

Izpis Obvestila o letnem dopustu za enega zaposlenega

Na preglednici vseh zaposlenih izberemo zaposlenega, kateremu želimo tiskati Obvestilo (npr. če smo zanj naknadno pripravljali obvestilo ali smo njegove podatke, potem, ko smo natisnili že vse ostale, pri njem še popravljali). Kliknemo na ikono za popravi zapis, potem pa na ikono za tiskanje. Nadaljnji postopek je enak kot pri masovnem tiskanju Obvestil.

Shranjevanje obvestil v eRegistrator

Obvestila lahko v eRegistrator shranite na več načinov:

  • Z direktnim tiskanjem obvestil (direktno Tiskaj in ne iz Predogleda)
  • Ob pošiljanju obvestil zaposlenim na njihov e-naslov
  • Preko gumba Shrani, ki se nahaja na preglednici dopustov

V tem prispevku