Novosti REK-1 - povračila stroškov službene poti, detaširani zaposleni - Gospodarstvo

Na podlagi Pravilnika o spremembah in dopolnitvah Pravilnika o vsebini in obliki obračuna davčnih odtegljajev ter o načinu predložitve davčnemu organu (Uradni list 79/28.12.17) bo potrebno od 1. 4. 2018 dalje, ločeno poročati podatke o povračilih stroškov za službena potovanja, ki jih izplačate zaposlenim (po posameznih postavkah; dnevnice, prevoz, prenočevanja) ter ločeno povračila stroškov delavcev, začasno napotenih na delo v tujino (prav tako ločeno po posameznih postavkah).

Po navodilu Furs-a se navedeni podatki za izplačila v mesecu januarju, februarju in marcu 2018 prvič poročajo v mesecu aprilu 2018, najkasneje do 30. 4. 2018, ločeno po mesecih (januar, februar, marec). Za podatke, ki ste jih »napačno« poslali za izplačila od 1. 1. 2018 do 31. 3. 2018, morate na eDavkih ročno pripraviti in oddati REK-1 obrazec in sicer s šifro dohodka 1190.

Nove šifre za zaposlene:
B06 – Povračilo stroškov prehrane do uredbe vlade – službene poti (prehrana na službeni poti, dnevnice)
B06a – Povračilo stroškov prevoza do višine, določene z uredbo vlade – službene poti (kilometrina)
B06b – Povračilo stroškov za prenočišče do višine, določene z uredbo vlade – službene poti

Nove šifre za napotene delavce (detaširane):
B06c – Povračilo stroškov prehrane v zvezi z začasno napotitvijo na delo v tujino nad 30 ali 90 dni
B06č - Povračilo stroškov prehrane v zvezi z začasno napotitvijo na delo v tujino do 30 ali 90 dni
B06d – Povračilo stroškov prevoza v zvezi z začasno napotitvijo na delo v tujino
B06e – Povračilo stroškov za prenočišče v zvezi z začasno napotitvijo na delo v tujino do 90 dni

Nove šifre polj so bile v Saop iCenter dodane z verzijo 2018_04_001 oziroma novejšo.

Obračun plač - ureditev vrst obračuna z novimi polji za iRek obrazec

Vsi, ki povračila stroškov za službena potovanja izplačujete pri plači in se ti stroški v iRek poročajo na REK obrazcu, ki ga pripravite iz Obračuna plač, morate šifre za iRek obrazec uskladiti v programu Obračun plač.

Za pravilno poročanje vrst obračuna, ki se nanašajo na povračila stroškov na službeni poti do uredbe, morate v Obračunu plač na vrstah obračuna spremeniti Šifro REK.

  1. Dodajanje novih vrst obračuna v primeru, ko ste stroške službenih poti izplačevali skupaj na eni vrsti obračuna

    V primeru, ko stroške službenih poti izplačujete na eni, skupni šifri, morate za pravilno poročanje stroškov od 1. 4. 2018 to šifro kopirati v nove, saj je potrebno na vsaki šifri določiti novo šifro za poročanje v iRek obrazec (B06, B06a, B06b)

    Izberete: Šifranti…Sistem obračuna…Vrste obračuna

    Postavite se na šifro, ki jo uporabljate sedaj za izplačilo stroškov službenih poti. V preglednici poglejte, katera je prva prosta šifra ter nato kliknite na ikono.



    Odpre se vnos nove vrste obračuna. V polje Šifra vrste obračuna vpišite želeno šifro, v polje Naziv vrste obračuna pa naziv (npr. Dnevnice). V polju Šifra REK morate iz šifranta izbrati ustrezno šifro.



    Zapis potrdite. Kopirajte še kontiranje.

    Postopek ponovite še za vnos šifre za Kilometrino, Cestnine, Nočnine.



    Pri dodajanju podatkov na ustrezno vrsto obračuna bodite pozorni, da izberete pravilno Šifro REK.

  2. Sprememba Šifre REK na vrstah obračuna v primeru, ko ste stroške službenih poti izplačevali ločeno po vrstah obračuna

    Izberete: Šifranti…Sistem obračuna…Vrste obračuna

    V preglednici poiščete stolpec Šifra REK-1, ki se nahaja desno na preglednici. Za lažje delo si stolpec premaknite v levo, poleg Naziva vrste obračuna.



    Preglednico nato sortirajte po Šifri REK-1 ter v iskalno polje vpišite B06. S klikom nase v preglednici prikažejo samo vrste obračuna, ki imajo v polju Šifra REK šifro B06. Te vrste obračuna je potrebno urediti v skladu z novim Pravilnikom.



    Spremeniti morate Šifre REK na vrstah obračuna, katere uporabljate za povračilo stroškov na službeni poti in sicer:

    Šifra B06  to šifro morate imeti izbrano na vrstah obračuna, ki predstavljajo dnevnice in prehrano na službeni poti

    Šifra B06a - to šifro morate imeti izbrano na vrstah obračuna, ki predstavljajo povračilo stroškov prevoza do uredbe na službeni poti (kilometrina, parkirnina, cestnina)

    Šifra B06b to šifro morate imeti izbrano na vrstah obračuna, ki predstavljajo povračilo stroškov za prenočišče do uredbe na službeni poti

    Primer popravka Šifre REK pri vrsti obračuna za Kilometrino za sl. pot 

    Postavite se na vrsto obračuna, pri kateri morate spremeniti šifro REK. Kliknete na ikono za popravi zapis. V polju Šifra REK kliknite na  in iz šifranta izberete šifro B06a. Kliknete na Potrdi.



    Na tak način spremenite šifro REK še na ostalih vrstah obračuna (kjer je to potrebno).

Potni nalogi - ureditev vrst potnih stroškov z novimi polji za iRek obrazec

V primeru, da izplačujete stroške službenih potovanj iz programa Potni nalogi (NE prenašate in izplačujete preko obračuna plač) in pripravljate obrazec REK-1 za izplačila teh stroškov neposredno iz programa Potni nalogi, morate nove šifre za iRek obrazec uskladiti v šifrantu Vrste potnih stroškov.

Izberete: Šifranti OPN…Vrste potnih stroškov

V preglednici poiščete stolpec Šifra REK, ki se nahaja desno na preglednici.



Spremeniti morate Šifre REK na vrstah obračuna, katere uporabljate za povračilo stroškov na službeni poti in sicer:

Šifra B06 – to šifro morate imeti izbrano na vrstah obračuna, ki predstavljajo dnevnice in prehrano na službeni poti

Šifra B06a - to šifro morate imeti izbrano na vrstah obračuna, ki predstavljajo povračilo stroškov prevoza do uredbe na službeni poti (kilometrina, parkirnina, cestnina)

Šifra B06b - to šifro morate imeti izbrano na vrstah obračuna, ki predstavljajo povračilo stroškov za prenočišče do uredbe na službeni poti

Primer popravka Šifre REK pri vrsti potnega stroška za Kilometrino

Postavite se na vrsto potnega stroška, kateri želite spremeniti šifro REK. Kliknete na ikono za popravi zapis. V polju Šifra REKa kliknite na in iz šifranta izberete šifro B06a. Kliknete na Potrdi.



Na tak način spremenite šifro REK še na ostalih vrstah obračuna (kjer je to potrebno).

Popravek že posredovanih podatkov z novim REK-1 obrazcem za izplačila od 1. 1. 2018 do 31. 3. 2018

Na osnovi Prehodne in končne določbe zgoraj omenjenega Pravilnika je potrebno do 30. 4. 2018 za izplačila stroškov službenih poti, ki ste jih izplačali od 1. 1. 2018 do 31. 3. 2018 na eDavkih popraviti poročanje.

Podatke ste za izplačila stroškov službenih poti do sedaj poročali skupaj na šifro B06.

Popravke posredovanih podatkov lahko uredite z novim REK-1 obrazcem in sicer s šifro dohodka 1190 – Dohodek iz delovnega razmerja, ki se ne všteva v davčno osnovo. Obrazec morate ročno oddati na eDavkih po navodilu Furs-a.

V primeru težav pri izpolnjevanju REK-1 obrazca na eDavkih prosimo, če se za pomoč obrnete na podporo eDavkov.

Kako dobite podatke o izplačilih stroškov službenih poti za obdobje od 1. 1. 2018 do 31. 3. 2018

1. Iz obračuna plač

Podatke o izplačilih stroškov službenih poti lahko pridobite z uporabo Analize obračunskih vrstic ali z izpisom Pregled izplačil.

Izpis Pregled izplačil
Postavite se na posamezen obračun (npr. december 2017, ki je bil izplačan v januarju 2018). Kliknite na ikono za popravi zapis, nato na ikono za tiskanje dokumentov.



Postavite se na zavihek Statistika in drugi izpisi. S kljukico označite izpis Pregled izplačil. V Polju Vrste obračuna od …do… lahko pustite prazno. Če pa imate vrste obračuna za potne stroške šifrirane po vrsti (npr. od 50 naprej,…), se lahko omejite s šiframi.



Podatki na sliki o vrstah obračuna so testni.

S klikom na ikono za predogled se po posameznih zaposlenih izpišejo vrste izplačil in zneski. Za vnos oz. popravke na REK obrazcih potrebujete samo podatke o vrstah izplačil, ki ste jih uporabili za izplačilo stroškov službenih poti (dnevnice, kilometrina, cestnina, nočnina).



Izpis natisnete in na osnovi tega podatke vnesete oz. popravite na eDavkih v iRek obrazcu. Postopek ponovite še na obračunih za januar 2018 in februar 2018.

Druga možnost izpisa podatkov je uporaba Analize obračunskih vrstic.

Analiza obračunskih vrstic
Izberite…Pripomočki…Analiza…Analiza obračunskih vrstic
Pred vstopom v analizo izberite obdobje, ki ga boste analizirali (npr. mesec december 2017). Odpre se analiza. V primeru, da v analizi še nimate polja Neobdavčeni stroški, morate polje na analizo dodati. To storite tako, da kliknete v vrhnjem delu analize na desno miškino tipko. Odpre se novo okno, kjer izberete Prikaži seznam polj.



S tem se odpre seznam polj, ki jih še nimate na analizi. Z drsnikom poiščete polje Neobd. stroški in d.o.p., se postavite nanj in kliknete na Dodaj. S tem se v analizo doda nov stolpec (skrajno desno).



Stolpec si lahko premaknete na levi del analize. V spodnji del analize povlečete polja Zaposleni (ime), Vrsta obračuna (šifra) in Vrsta obračuna (naziv). Nato na Vrsti obračuna (šifra) najprej izklopite vse kljukce. Nato s kljukicami označite polja pred vrstami obračuna, ki ste jih v obračunu uporabili za izplačilo stroškov službenih poti.



S tem se v analizi pokažejo izplačani zneski po posameznih vrstah obračuna. Analizo lahko enostavno izvozite v Excel: s klikom na puščico pri ikoni za izvoz podatkov ter izbiro Izvoz v Excel – vrstice vse.



Na osnovi teh podatkov vnesete oz. popravite podatke na eDavkih v iRek obrazcu. Analizo pripravite še na podatkih za januar 2018 in februar 2018.

2. Iz potnih nalogov

Vsi, ki stroške službenih poti izplačujete preko plačilnega prometa in jih ne izplačujete preko obračuna plač, lahko podatke za vnos oz. popravke iRek obrazcev pridobite v programu Potni nalogi. 
Za pripravo analize, ki je v nadaljevanju prikazana, je potrebno, da imate nameščeno verzijo iCentra 2018.04.002. oz. novejšo.

Analiza stroškov 
Na osnovnem meniju OPN – izberete Analize…Analize stroškov
Tako na analizo Potnih nalogov, kot na Analizo stroškov sta dodani polji Datum prenosa v PP od-do.
Pred vstopom v analizo Stroškov izberete ustrezno obdobje, ki ga želite analizirati (npr. glede na datum prenosa v PP – npr. od 1. 1. 2018 - 31. 1. 2018



Odpre se analiza. Svetujemo vam, da kliknete z desno miškino tipko v prazen prostor in izberete funkcijo Privzeto. V analizo sta dodani dve novi polji Izplačano v OPZ in Izplačano v PP. 
Ker pripravljamo analizo prenosa v PP, si omenjeni podatek Izplačano v PP lahko iz zgornje vrstice prenesete v spodnjo vrstico.

 

S tem se v analizi pokažejo izplačani zneski v rubriki Do uredbe po posameznih vrstah izplačil. Analizo lahko enostavno s klikom na puščico pri ikoni za izvoz podatkov ter izbiro Izvoz v Excel – vrstice vse izvozite v Excel.



Na osnovi teh podatkov vnesete oz. popravite podatke na eDavkih v iRek obrazcu. Analizo pripravite še na podatkih za ostale mesece.

Delavci, napoteni na delo v tujino (detaširani)

Na osnovi zgoraj navedenega pravilnika je uvedeno dodatno poročanje v zvezi z delavci, napotenimi na delo v tujino (detaširani zaposleni) in sicer ločeno na šifrah B06.

B06c  Povračilo stroškov prehrane v zvezi z začasno napotitvijo na delo v tujino nad 30 dni ali 90 dni
B06č - Povračilo stroškov prehrane v zvezi z začasno napotitvijo na delo v tujino do 30 dni ali 90 dni
B06d  Povračilo stroškov prevoza v zvezi z začasno napotitvijo na delo v tujino
B06e  Povračilo stroškov za prenočišče v zvezi za začasno napotitvijo na delo v tujino do 90 dni

Ločeno poročanje o povračilih stroškov službene poti in poročanje o povračilih stroškov napotenih delavcev na delo v tujino

Za pravilno poročanje omenjenih stroškov napotenih delavcev, je potrebno za napotene delavce v sistemu obračuna dodati nove vrste obračuna. Dodajanje vrst obračuna izvedete v obračunu plač z izbiro:

Šifranti…Sistem obračuna…Vrste obračuna

Preglednico sortirajte po npr. Šifri vrste obračuna. Poiščite prvo prosto šifro od zadnje, na kateri je vnesen materialni strošek (grupa 8). Če želite kopirati vrsto obračuna za povračilo stroškov za prehrano, se najprej postavite na že obstoječo šifro za prehrano, kliknite na ikono (vnesi zapis iz).



V polje Šifra vrste obračuna vpišite prvo prosto šifro materialnega stroška. Naziv vrste obračuna vpišite poljubno. Pomembno je, da v polju Šifra REK iz šifranta  izberete pravilno šifro za poročanje (v primeru prehrane za napotene delavce nad 30 oz. 90 dni je to šifra B06c).



Postavite se še na zavihek Izračun. Uredite nastavitve kot na spodnji sliki.



Spremembe potrdite. V primeru, da imate iz obračuna plač pripravljeno tudi temeljnico, potrdite še kontiranje oziroma konte ustrezno spremenite (če je to potrebno).

Na enak način kopirajte še šifre vrst obračuna za povračilo stroškov prehrane za napotitve do 30 dni, prevoza za napotene delavce ter povračilo za stroške prenočišča za napotene delavce.

Olajšava pri obračunu dohodnine na podlagi 45.a člena ZDoh-2 – daljše napotitve

Pri obdavčitvi plač in nadomestil plač delavcev, ki so neprekinjeno napoteni do največ 30 dni, glede akontacije dohodnine ni posebnosti. Pri daljših napotitvah pa se lahko za napotenega delavca iz obdavčitve izvzame 20 % plače za čas napotitve oziroma največ 1.000 EUR (podlaga 45.a člen ZDoh-2).

V primeru, da morate zaposlenemu obračunati del plače, ki je na osnovi 45. a člena ZDoh-2 izvzet iz davčne osnove, je potrebno ta znesek zaposlenemu vnesti v polje Znesek olajšave detaširani 45a člen.



Ko v obračunu zaposlenemu izberete to vrsto obračuna, se od tega zneska ne bo obračunala dohodnina. Bruto znesek iz te postavke se bo prenesel tudi v ustrezne rubrike na REK-1 obrazcu.

Na obračunskem listu se ta znesek odšteje od osnove za dohodnino.



Vrsta obračuna, na osnovi katere se napotenemu ne obračunajo prispevki

Ugodnejša osnova za obračun prispevkov za socialno varnost pri zaposlenih na zavarovalni podlagi 002 se ni spremenila.

V nadaljevanju kljub temu za vse, ki imate napotene delavce na novo, podajamo navodilo za vnos vrste obračuna, na osnovi katere se napotenemu delavcu za plačo, ki se nanaša na delo v tujini, ne obračunajo prispevki za socialno varnost.

Izberete: Šifranti…Sistem obračuna…Vrste obračuna

Poiščete prvo prosto šifro ter kliknete na ikono za Vnesi zapis. Na prvem zavihku Splošno vpišete: 

  • Šifra vrste obračuna – vpišite prvo prosto šifro 
  • Naziv vrste obračuna – vpišite naziv (lahko kot je na spodnji sliki) 
  • Šifra grupe obračuna – izberite 9 Drugi osebni prejemki 
  • Vrste drugega prejemka – iz spustnega seznama izberite Razlika plače detaširanih
  • Šifra materialnega stroška – pustite prazno 
  • Vrsta prejemka DOH – vpišite 1101 
  • Šifra REK – iz spustnega seznama izberite šifro B01 
  • Grupa M4 – izberite Ne gre v M4.



Postavite se še na zavihek Izračun. Podatke izpolnite kot na spodnji sliki in vnos potrdite.



Ko v obračunu zaposlenemu izberete to vrsto obračuna, se od nje ne bodo obračunali prispevki, od tega zneska se bo obračunala samo akontacija dohodnine. Bruto znesek iz te postavke se bo prenesel tudi v ustrezne rubrike na REK-1 obrazcu.

V tem prispevku