Kompenzacije

Program je namenjen pripravi in tiskanju medsebojnih kompenzacij ter knjiženju plačil iz kompenzacij. Obdelava se nahaja v meniju Dnevne obdelave / Kompenzacije / Kompenzacije. Ob vstopu v program imamo pred seboj preglednico vseh vnesenih kompenzacij. Ko prvič vstopimo v program, je preglednica kompenzacij prazna.

V preglednici lahko že na podlagi barv ločimo status kompenzacije. Rumeno obarvane vrstice nam prikazujejo potrjene kompenzacije, zeleno obarvane vrstice knjižene kompenzacije, kar ni obarvano, so pripravljene kompenzacije.

S pomočjo izbire Statusa kompenzacije lahko v preglednici pregledujemo Vse kompenzacije, samo Nepotrjene, Potrjene ali pa samo Knjižene kompenzacije. 

1 Priprava medsebojne kompenzacije

Ob kliku na gumb Vnesi zapis, lahko ročno pripravimo kompenzacijo.

Leto – leto, za katero pripravljamo kompenzacijo.

Številka – zaporedna številka kompenzacije. Ob vnosu prve kompenzacije za posamezno poslovno leto lahko zaporedno številko prve kompenzacije sami vpišemo, naprej pa program številči sam.

Datum – datum priprave predloga kompenzacije.

Valuta kompenzacije – Valuta - izvedba kompenzacije se predlaga iz nastavitev dvostavnega knjigovodstva (Dvostavno knjigovodstvo / Nastavitve). 

Potrjeno – ko je kompenzacija potrjena, polje označimo s kljukico in gumba  in  postaneta aktivna. 

Potrjene kompenzacije lahko knjižimo na dva načina:

Gumb Knjiži uporabljajo tisti uporabniki, ki kompenzacije ne izvajajo preko transakcijskega računa. Z gumbom Knjiži se kompenzacija avtomatsko knjiži v glavno knjigo. Postavke, ki jih kompenziramo, se med seboj zaprejo. 

Z gumbom Zapis v PP pa se pripravi plačilni nalog za kompenzacijo, ki ga izvedemo preko transakcijskega računa. Postavke iz kompenzacije se bodo avtomatsko zaprle ob knjiženju bančnega izpiska. Ko je plačilni nalog za kompenzacijo pripravljen, postane gumb Knjiži neaktiven in knjiženje iz kompenzacij onemogočeno.

Knjiženo – v polje se vpiše datum, ko je kompenzacija knjižena z gumbom Knjiži ali ko je za kompenzacijo pripravljen plačilni nalog z gumbom Zapis v PP. Poknjižene kompenzacije ne moremo več popravljati.

Pripravljena plačila – Če damo kljukico Pripravljena plačila, nam bo program v razpredelnici dobaviteljev predlaga tudi postavke, ki imajo plačilni nalog med Označenimi nalogi.

S kompenzacijami v obdelavi - z izbiro S kompenzacijami v obdelavi nam program pri pripravi kompenzacije ne upošteva zneskov, ki so že vključeni v predhodno pripravljenih kompenzacijah.

Pri pripravi nove kompenzacije za isto stranko brez izbire S kompenzacijami v obdelavi nam bo program ponudil vse odprte postavke, tudi tiste, ki so že vključene v predhodnih kompenzacijah. 

Kontrola konta – program kontrolira vrste kontov za kupce in dobavitelje. Pri kupcih mora biti vpisan konto kupcev (vrsta konta = kupec, npr. 1200) ter pri dobaviteljih konto dobaviteljev (vrsta konta = dobavitelj, npr. 2200), sicer nam program konto obarva rdeče. Program dovoli le izbiro konta, ki ima označeno stran knjiženja računa (Vrsta = kupec / dobavitelj, Stran knjiženja rač. = breme / dobro).

Konto od..do – izberemo konte terjatev in obveznosti, na katerih imamo knjiženje postavke, ki jih želimo kompenzirati.

SM – izberemo SM (v primeru da vodimo saldakonte analitično po stroškovnih mestih).

Stranka – izberemo stranko, za katero želimo pripraviti predlog kompenzacije.

Prikaži – v preglednici se nam prikažejo odprte postavke za izbrane konte in izbrano stranko. Med temi postavkami izbiramo kaj bomo kompenzirali. Znesek, ki ga potrdimo, se prenese v kolono Komp. v breme / Komp. v dobro. Račun lahko tudi delno kompenziramo tako, da v kolono Komp. v breme / Komp. v dobro ročno vpišemo znesek, ki ga želimo kompenzirati za posamezne račune. 

Ko je razlika med zneski za kompenzacijo kupca in dobavitelja enaka nič (Saldo 0), je v desnem spodnjem kotu tabele aktiven gumb Potrdi, s katerim potrdimo kompenzacijo.

Gumb, ki nam pomaga pri pripravi medsebojne kompenzacije. Na podlagi izpolnjenih omejitev najde odprte postavke in predlaga možne zneske za kompenzacijo.

Npr. omejimo se lahko na določeno stranko, za katero želimo pripraviti kompenzacijo. Program najde odprte postavke na kontih. 

Željene postavke označimo in pritisnemo gumb Potrdi

Program predlaga odprte dokumente na strani kupca in na strani dobavitelja. 

Z označitvijo dokumentov in urejanjem zneskov v stolpcih Komp. v breme (dev) / Komp. v dobro (dev) uskladimo Saldo. Ko je Saldo 0, se aktivira gumb Potrdi.


2 Pripomoček za pripravo medsebojnih kompenzacij

Na dnu preglednice se nahaja gumb Priprava medsebojnih kompenzacij, ki nam na podlagi omejitvenih kriterij pomaga pripraviti več medsebojnih kompenzacij.

Ob kliku na gumb, se odpre se okno, kjer lahko vnesemo omejitvene kriterije. 

Datumi - Datum zapadlosti do in Valuta kompenzacije sta editabilna. Valuta kompenzacije se predlaga iz nastavitev dvostavnega knjigovodstva (Dvostavno knjigovodstvo / Nastavitve). 

Povezani dokumenti v obdelavi – možnost izbire pripravljenih plačil pomeni, da za odprte dokumente (prejeti računi), za katere so ustvarjeni plačilni nalogi (modul Plačilni promet) in so v statusu Označen, bo program pripravil predlog kompenzacije.

Izbor za S kompenzacijami v obdelavi ni aktiven in je vedno označen. Pomeni, da se v predlogu za kompenzacijo ne upoštevajo zneski odprtih postavk, ki so že zajeti v pripravljenih in neknjiženih kompenzacijah.

Če se na oknu ne omejimo na noben pogoj, bo program za posamezno stranko predlagal odprte postavke, ki so knjižene tako na konte kupcev in na konte dobaviteljev. Konti morajo biti ustrezno urejeni (Vrsta = K / D in stran knjiženja B / D).

S klikom na gumb Potrdi se pokažejo predlogi kompenzacij, ki jih je program pripravil na podlagi naših omejitvenih pogojev.

V zgornjem delu tabele so navedeni podatki o strankah, odprtih postavkah (terjatve / obveznosti) in zneskih kompenzacije v domači / tuji denarni enoti, ki je možen za kompenziranje.

V spodnjem delu tabele imamo glede na označeno kompenzacijo v zgornji tabeli predloge odprtih postavk. Na levi strani se nahajajo podatki terjatev in na desni obveznosti. Program označi najstarejše odprte dokumente in zapolni polja Kompenzacija v breme in Kompenzacija v dobro (pri tujih denarnih enotah zapolni devizne stolpce) do zneska, ki je možen za kompenziranje. 

Pregledamo predpripravljene podatke in jih po potrebi uredimo tako, da označimo ustrezne dokumente terjatev / obveznosti in predlagamo znesek v rumenih poljih za kompenziranje.

Popravek potrdimo na gumbu Potrdi spremembe zneskov. Program bo dovolil spremembe, če bo Saldo v breme in Saldo v dobro enak 0.

S klikom na Potrdi se označene kompenzacije pripravijo.


3 Urejanje in brisanje kompenzacij

Kompenzacije, ki še niso potrjene (belo obarvane kompenzacije), lahko urejamo z gumbom Popravi zapis (dvoklik na kompenzacijo) ali brišemo z gumbom Briši .


4 Tiskanje predlogov kompenzacij

Predloge kompenzacij lahko natisnemo. Kompenzacije so narejene s QRD-jem, kar pomeni, da lahko sami oblikujemo izpis. S klikom na gumb Tiskalnik na preglednici vseh vnesenih kompenzacij se nam odpre spodnje okno: 

Leto – Program predlaga leto iz nastavitev.

Datum kompenzacije od..do – vpišemo datume, za katere bomo tiskali predloge kompenzacij.

Valuta kompenzacije – vpišemo datum, ki se bo izpisoval kot valuta kompenzacije na izpisu predloga kompenzacije. Če polje pustimo prazno, bo program izpisal najvišji datum valute vseh dokumentov, ki so vezani na to kompenzacijo.

Številka kompenzacije od..do – vpišemo številke kompenzacij, ki jih želimo natisniti. Prazno polje pomeni, da se pri pripravi predlogov ne bomo omejevali s številko kompenzacije.

Kupec od..do – izberemo kupca, za katerega želimo tiskati predloge kompenzacij. 

Dobavitelj od..do – izberemo dobavitelja, za katerega želimo tiskati predloge kompenzacij.

Kupec, dobavitelj ločen izpis – v primeru, da polje potrdimo, bomo pripravili dva ločena izpisa za kompenzacijo – enega s podatki kupca in drugega s podatki dobavitelja.

Stik – izberemo Tip stika, podatki se bodo izpisovali na obrazcu: naziv stika, faks in telefon.

Oblika izpisa – tiskamo lahko predloge kompenzacije (Obrazec) ali pa seznam pripravljenih kompenzacij za določeno stranko ali dan (Seznam).

Izpišem – tiskamo lahko nepotrjene predloge ali seznam nepotrjenih kompenzacij (kompenzacije v polju Potrjeno nimajo kljukice), potrjene (kompenzacije v polju Potrjeno imajo kljukico), ali knjižene (v polju Knjiženo imajo datum knjiženja – datum prenosa v glavno knjigo).


5 Potrditev kompenzacij

Posamezno kompenzacijo potrdimo tako, da izpolnimo oznako Potrjeno in vpišemo datum potrditve kompenzacije.

Kompenzacije lahko potrdimo tudi masovno. V spodnjem delu preglednice kompenzacij se nahaja gumb za masovno potrjevanje kompenzacij.

V prikazanem oknu se na podlagi kriterijev omejimo na kompenzacije, ki so pripravljene za potrditev in vnesemo datum potrditve.

V preglednici lahko filtriramo potrjene kompenzacije.


6 Knjiženje kompenzacij

Kompenzacije lahko poknjižimo na dva načina :

Zbirno glede na konto in stranko (Knjiženje iz kompenzacij),

Posamezno za vsak kompenziran dokument (Priprava knjiženja iz kompenzacij).


6.1 Knjiženje iz kompenzacije

Potrjeno kompenzacijo lahko knjižimo s pritiskom na gumb Knjiži znotraj posamezne kompenzacije.

Obdobje – izberemo obdobje, v katero želimo poknjižiti potrjeno kompenzacijo.

Šifra temeljnice – izberemo temeljnico, pod katero bomo poknjižili kompenzacijo.

Dogodek – izberemo dogodek za kompenzacijo (dogodek naj bo odprt kot P = plačilo).

Operater – vpiše se nam ime operaterja, pod katerim smo prijavljeni v program.

S pritiskom na gumb Knjiži bomo izbrano potrjeno kompenzacijo poknjižili. Najprej se nam izpiše temeljnica posamičnih plačil, ki so vključena v kompenzacijo, nato pa se v Posredno knjiženje pripravijo zbirne vknjižbe. Postavke, ki jih kompenziramo se med seboj zaprejo.

Če imamo v nastavitvah programa označeno direktno knjiženje DK, nam bo program vknjižbe direktno poknjižil brez prenosa v Posredno knjiženje.

 

6.2 Priprava knjiženja iz kompenzacij

Knjiženje iz kompenzacij pripravljamo s pomočjo gumba Izvoz podatkov. Knjiženja iz kompenzacij lahko pripravljamo samo za potrjene kompenzacij. Odpre se okno:

Leto – vnesemo leto, za katero želimo pripravljati knjiženje iz kompenzacij.

Datum kompenzacije od..do – izberemo datume, za katere želimo pripravljati, knjižiti knjiženje iz kompenzacij.

Številka kompenzacije od..do – izberemo številke, za katere želimo pripravljati, knjižiti knjiženje iz kompenzacij.

Kupec od..do – določimo kupca, za katerega želimo zapirati odprte postavke na podlagi potrjenih predlogov kompenzacij.

Dobavitelj od..do – določimo dobavitelja, za katerega želimo zapirati odprte postavke na podlagi potrjenih predlogov kompenzacij.

Obdobje   – izberemo obdobje, v katero bomo knjižili kompenzacijo.

Šifra temeljnice  – izberemo temeljnico za kompenzacijo.

Dogodek – izberemo dogodek za kompenzacijo (dogodek naj bo odprt kot P = plačilo).

Operater – vpiše se nam ime operaterja, pod katerim smo prijavljeni v program.

S pritiskom na gumb Potrdi se nam pripravi izpis poknjiženih kompenzacij, ki se zapišejo v Posredno knjiženje. Program nam pripravi toliko vrstic, kolikor je postavk v kompenzaciji. Postavke, ki jih kompenziramo se med seboj zaprejo.

Če imamo v nastavitvah programa označeno Neposredno knjiženje, nam bo program vknjižbe direktno poknjižil brez prenosa v Posredno knjiženje.


6.3 Opozorila na kompenzaciji

Dvokliknemo na Nepotrjeno kompenzacijo.

V kompenzacijo je vključena postavka, ki je bila v času med pripravo in potrditvijo kompenzacije zaprta, se prikaže spodnje opozorilo. Postavka se obarva vijolično in ima negativni predznak.

2. Odpremo Knjiženo kompenzacijo ali kompenzacijo, za katero je bil pripravljen plačilni nalog.

Taka kompenzacija je zaklenjena, vrstice pa so rdeče obarvane.


3. Če kompenzacijo izvedemo preko TRR-ja, kliknemo na gumb Zapis v PP.

Program nas opozori, da bo onemogočeno dodatno knjiženje kompenzacije preko gumba Knjiži. Tako se izognemo dvojnemu knjiženju.


6.4 Povezava med pripravljeno kompenzacijo in plačilnim nalogom

Če želimo, da se nam na plačilni nalog zapiše informacija, da je dokument vključen v predlog kompenzacije, moramo v Dvostavnem knjigovodstvu / Nastavitve programa / zavihek Kompenzacije izbrati Tip naloga za kompenzacijo.

Na tipu naloga za kompenzacijo lahko označimo tudi možnost, da se ne plačuje, kar pomeni, da za plačilne naloge kompenzacij datoteke za banko ne bo možno pripraviti.

V preglednici plačilnih nalogov vidimo, da ima tak nalog Tip naloga KOMP. V polje Znesek v komp. pa se zapiše znesek, ki ga kompenziramo.

Ko kompenzacijo poknjižimo, se Znesek za plačilo zmanjša za znesek, ki je zaprt s kompenzacijo. Če je obveznost zaprta v celoti, se plačilni nalog pobriše v nasprotnem primeru, pa se ustvari nov plačilni nalog za preostalo razliko neplačanega zneska.

V tem prispevku